DOU Проектор: "Вчасно" — сервіс обміну електронними документами

У рубриці DOU Проектор всі бажаючі можуть презентувати свій продукт (як стартап, так і ламповий pet-проект). Якщо вам є про що розповісти — запрошуємо взяти участь. Якщо ні — можливо, серія надихне на створення власної made in Ukraine продукту. Питання і заявки на участь надсилайте на editors@dou.ua .

Привіт! Мене звуть Тамара, і я продакт-менеджер «Вчасно» — сервісу обміну електронними документами. Шлях від ідеї до готового продукту наш проект пройшов всього за рік. Зараз сервіс допомагає десяткам тисяч компаній — як невеликих, так і великих — позбутися від паперових документів, зробити роботу більш ефективною і швидкою і зекономити ресурси.

Спочатку наша команда складалася з 8 чоловік: биздев, 4 розробника — 2 back-end, 2 front-end, — 2 продакта і фахівець з підтримки. Але разом з проектом вона росла, і зараз нас вже 16. До першого складу приєдналася команда технічної підтримки і продажів, фахівці з впровадження, маркетолог і менеджер по роботі з дилерами.




Ідея

Поява нашого проекту стало рішенням однієї конкретної проблеми. Наші колеги з компанії EVO — Zakupki.Prom.ua , майданчик-учасник системи публічних електронних закупівель ProZorro, — порахували, скільки вони витрачали часу, грошей та зусиль на паперові документи. Відправка одного поштою коштувала майданчику від 17 грн до 40 грн — з урахуванням вартості паперу, поштових або кур'єрських послуг і часу, витраченого бухгалтерами та діловодами. При річному обсязі в кілька сотень тисяч лише актів і рахунків сума виходить значною.

Якщо міряти фінансовими показниками, то економія на 1 000 документів становить від 16 тисяч до 40 тисяч грн для кожної сторони-підписанти. Якщо компанія відправляє понад 5 тисяч документів в місяць, річна економія обчислюється в мільйонах гривень.

Та й у той час, коли ми вміємо передавати «по повітрю» фільми, які важать кілька гігабайт, процес «надрукував — підписав вручну — запечатав в конверт — відправив — чекаєш тиждень...» виглядає, погодьтеся, архаїчно. Та й соціальний момент присутній, адже електронні документи — це екологічно. У будь-якій країні Європи, наприклад, у ресторані зайву серветку не дадуть.

Реалізація

Мрія, яку ми втілюємо у життя — зробити простий, але в теж час гнучкий сервіс, який звільнить бухгалтерів від рутинної роботи, заощадить ресурси бізнесу і врятує лісу від вирубки. Ми хочемо, щоб всі можливі документи в електронному вигляді, підписувалися моментально, в воді не тонули, у вогні не горіли, взагалі ніколи не губилися і не займали місце.

У процесі вдосконалення сервісу

У нас була гіпотеза, що наш сервіс буде найефективніше рости, якщо ми переконаємо їм користуватися великі компанії. А вони, в свою чергу, розповсюдять серед нас малого і середнього бізнесу. І ми не помилилися: невеликі компанії в один голос сказали, що ідея, звичайно, хороша. І вони обов'язково будуть користуватися нашим сервісом... Як тільки сервіс впровадять у себе їх великі партнери!

Складність полягала в тому, що бізнес-процеси у великих компаніях дуже різні і складні. А перша версія нашого «космічного корабля» більше була схожа на самокат, на якому далеко не полетиш.

Нам на допомогу прийшли Zakupki.Prom.ua разом з бухгалтерією компанії EVO і стали першими лояльними користувачами і тестерами в одній особі.

За 2 місяці ми просунулися від ідеї до суворого MVP, який випробували на 5-ти компаніях. Це клієнти майданчики для закупівель, яким ми відправили перші електронні документи на підпис. І несподівано отримали дуже позитивний відгук, адже у них на руках виявилися підписані з двох сторін документи всього за кілька хвилин. На цьому етапі ми зрозуміли, що можемо починати розсилати документи всім контрагентам Zakupki.Prom.ua.

Першим ділом ми повинні були морально підготувати наших майбутніх користувачів. Оскільки у нас не було прямих контактів бухгалтерів компаній-контрагентів, ми в останній раз відправили компаніям паперові документи. А разом з ними лист, в якому вітали бухгалтерів з новорічними святами і розповіли про те, що тепер вони будуть отримувати документи в електронному вигляді. Це була реклама зі стовідсотковим попаданням в цільову аудиторію.

Таким чином бухгалтери, отримавши листа, почали заздалегідь реєструватися в сервісі і дзвонити з питаннями, що це таке. Так ми змогли розповісти про себе і переконати підписувати документи через «Вчасно».

Вже через 2 тижні ми почали масову відправку. Відправляли кожний документ окремо... по 400 штук на день, оскільки кілька ще не вміли. А потім почали бити маленькі, але дуже важливі для команди рекорди. Перша тисяча документів в сервісі. Сто зареєстрованих компаній. Десять-двадцять-п'ятдесят чоловік одночасно на сайті. Відсоток підписання документів у відповідь: 10%, 15%, 20%... І стало зрозуміло: it's alive!

Перші маленькі рекорди: 60 людина одночасно на сайті

Публічний запуск проекту відбувся 14 березня 2017 року. Ми почали активно поширювати і пропонувати «Вчасно». Першою зовнішньою компанією, яка була готова відправляти документи через наш сервіс, стала електронна система Portmone.com. Головний бухгалтер дізналася про «Вчасно» з статей, зв'язалася з нами і запропонувала співпрацю. Але це був винятковий випадок просунутої компанії, яка була готова до електронних документів і перебувала в пошуку провайдера.

Більшість же компаній до електронного документообігу готові не були. Спілкуючись з потенційними користувачами, ми виявили два інсайту. Перший — всі бухгалтери знали, що таке електронний документ, ключ підпису і як цим користуватися, оскільки вони подають податкову звітність в електронному вигляді. Другий — вони не хотіли використовувати своє знання. Просто тому що всі вони краще сплять, коли стос документів лежить під матрацом, а не в якомусь незрозумілому хмарі.

На цьому етапі ми прийшли до розуміння, що потрібно будувати знання про електронний обмін документами у бухгалтерів і керівників бізнесу. І регулярно переконувати їх у тому, що це законно, надійно і безпечно, вигідно, просто та зручно. Для цього ми використовували найрізноманітніші методи. Говорили і писали про сервіс в медіа, взяли участь у понад 40 заходах з виступами по всім великим містам, організовували власні івенти.

Захід «Вчасно» для цільової аудиторії

«Вчасно» — це онлайн-сервіс. Наш front-end — це SPA (single page application), написаний на ES2015/React/Redux, а back-end у нас на Python 3.6/aiohttp. Ми полюбили і активно застосовуємо GraphQL. Дані зберігаємо в PostgreSQL, а документи клієнтів Amazon S3.

Для підписання використовуємо сертифіковану бібліотеку і підтримуємо всі АЦСК України (акредитовані центри сертифікації ключів, які видають електронні цифрові підписи (ЕЦП)). Це круто і складно, так як постійно потрібно забезпечувати актуальність форматів ключів і відповідати за «глюки» АЦСК.

Також ми в процесі розробки мобільного додатку на React Native.

Результати

За цей рік ми змогли зробити багато. Але куди більше нам ще належить зробити. На даний момент ми пишаємося, що у нас вийшло зробити «Вчасно» простим і інтуїтивно зрозумілим. Нічому вчитися не потрібно, адже він схожий на будь-якій email-сервіс. Ще нашим користувачам тепер не обов'язково перебувати в офісі, щоб підписати документи. Це можна зробити навіть з-за кордону, прямо з мобільного.

Нам довірили свої документи такі компанії, як DOU, «Нова Пошта», «Делівері», «Укрпошта» та багато інших. В цілому це вже більше 25 тисяч компаній, які зареєструвалися у «Вчасно». Ми за це дуже вдячні! І допомагаємо всім цим компаніям позбутися від зайвих паперів. Ми рятуємо дерева :)

Зараз «Вчасно» дозволяє:

Інтерфейс сервісу обміну електронними документами «Вчасно»

Наша велика мета — надати користувачам єдиний інструмент для обробки всіх можливих типів документів.

Ми впевнені: майбутнє українського, так і міжнародного ринку електронного документообігу за екосистемами, які дозволять вільно обмінюватися документами. Щоб не мало значення, яким сервісом користуються на іншій стороні, як у випадку з мобільним зв'язком або, знову-таки, email-сервісами. Для користувачів процес буде ставати все простіше і звичніше. І в кінцевому результаті всі будуть дивуватися, як вони раніше обходилися без цього.

І ми будемо тими, хто допоможе цьому статися!

Опубліковано: 13/02/18 @ 09:42
Розділ Сервіси

Рекомендуємо:

Мій досвід роботи в Кореї: про ціни, IT-ринок та можливості для стартапів
PM дайджест #10: освоюємо дизайн-мислення, чому Agile не працює в Google і 300 годин матеріалів для навчання
Собака, кіт, равлик і хамелеон: які тварини мешкають в офісах ІТ-компаній
Перші два випуски моєї нової програми про англомовне SEO
DOU Labs: як SoftServe розробила додаток доповненої реальності Tustan AR для візуалізації зниклої фортеці