Світло і тінь ІТ-реальності: як поєднуються РМ/ВА функції

Працюю в ІТ на різних позиціях і в різних компаніях вже шість років. За цей час я переконався, що в українських ІТ-компаніях поширена практика комбінування різних проєктних ролей. І через це виникає багато проблемних питань.

Сьогодні немає деталізованої та чіткої методики організації кросфункційної роботи у проєктних командах делівері-сегменту. Оскільки я маю досвід роботи як проєктний менеджер, керівник проєктного відділу, бізнес-аналітик, проксі продакт-оунер і досвід комбінування цих посад, вирішив розробити методичний підхід до впровадження, поєднання функцій та ефективної роботи проєктного менеджера та бізнес-аналітика.

Головна мета статті — надати читачу-практику дієвий фреймворк для здійснення функцій РМ/ВА. Для цього я покроково розкрию такі ключові питання:

  1. Ідея поєднання РМ/ВА ролей — концептуальна модель бачення.
  2. Ключові фактори успішного практичного поєднання РМ/ВА ролей у делівері-сегменті.
  3. Проблемні аспекти поєднання РМ і ВА. Лайфхаки з практики.
  4. Життєва правда поєднання РМ/ВА ролей.

Рекомендую статтю всім практикам ІТ-управління, а також бізнес-аналітикам.

Вступ

Бізнес ХХІ століття, зокрема ІТ-бізнес, успішно перейшов до концепції створення клієнтоорієнтованих інтелектуальних сервісів і продуктів. Проте одна річ залишилася незмінною з появою організованої людської праці — управління як явище. Безумовно, еволюційні та революційні ідеї, підходи, технології, інструменти, практична робота видатних діячів постійно трансформують управління як практику.

Закономірно, що ІТ-управлінці є носіями найбільш прогресивних ідей, технологій, інструментів найбільш динамічної галузі світу та перебувають на вістрі управлінських експериментів.

Реальність управлінської роботи в ІТ-проєктах делівері-сегмента динамічна й часто вимагає кросфункційної взаємодії різних ролей або їх поєднання в особі одного працівника. Однією з найбільш контроверсійних версій є суміщення РМ/ВА функцій.

Ідея їх поєднання має в основі різні системні або суто ситуативні причини, наприклад:

У разі такого поєднання ІТ-фахівець стикається з викликами ефективного розподілу і використання свого часу, підбору найбільш доречних управлінських інструментів, оптимізації «вузьких місць» проєктної діяльності тощо.

Ідея поєднання РМ/ВА ролей

ІТ-сфера діє за принципом «бізнес — це командна гра». Саме самоорганізовані команди є основною робочою одиницею сучасного ІТ-аутсорсу. Тому головна мета ІТ-менеджера — забезпечити стабільно ефективну та тривалу взаємодію як усередині команди, так і на рівні організаційних підрозділів компанії.

Один із визначних батьків сучасного менеджменту Пітер Друкер відзначив: «Справді якісний менеджмент — це тоді, коли у компанії звичайні люди роблять незвичайні речі!». Усе починається з нашої візії — бачення комплексної картини управлінської дійсності. Саме її створення — головний чинник оптимального підбору проєктних управлінських та аналітичних інструментів, розроблення або вибору раціональних моделей робочих процесів, оптимального функціонального балансу ролей у команді тощо.

Кожен проєкт унікальний, зокрема і з управлінського погляду. Залежно від організації, умов діяльності компанії, середовища клієнта та інших чинників кожен ІТ-проєкт використовує наявні підходи (фреймворки) роботи або ж напрацьовує свої, що і визначає відмінності у функціях учасників.

Ефективність кросфункційної взаємодії в ІТ-сфері формують три основні складові:

  1. Організаційна модель структури бізнесу.
  2. Функціональна наповненість ролей.
  3. Обрані фреймворки організації роботи компанії та її структурних одиниць.

Різне бачення і трактування функціональних ролей учасників проєкту призводять до потенційних проблем і викликів у роботі всієї команди. Серед причин — різний практичний досвід роботи, база знань, рівень організаційної та управлінської культури працівників. Саме тому ще під час старту проєкту важливо правильно побудувати візію функціонального наповнення ролей та кросфункційної взаємодії учасників команди.

Першим інструментом ІТ-управлінця для цього є модель концепту створення проєктної візії (Рис. 1).

Рис. 1. Модель концепту створення візії проєктної

Головна мета застосування моделі — вироблення і каскадування проєктної взаємодії у свідомості всіх учасників команди. Концепт дає змогу створити та визначити основні фрази об'єкти управління проєктного менеджера, простежити весь ланцюжок їх застосування від підбору найбільш оптимального фреймворку роботи до оцінювання отриманих результатів на методичному, процесному, функціонально-рольовому, інструментальному рівнях.

Практична робота із концептом передбачає описувально-аналітичне наповнення шкірного блоку моделі, командний перегляд і дискусію, напрацювання єдиного підходу під час планування.

Центральним зв'язку язковим елементом є функціональне наповнення ролей. Управлінець має звернути особливу увагу на поєднання функцій проєктного менеджера і бізнес-аналітика як ключових практично у будь-якому проєкті.

У поєднані функцій РМ/ВА надважливо створити чітку картинку взаємодії об'єктів управління. Тому наступним кроком управлінця є розроблення детальної описової моделі управління взаємодією РМ/ВА ролей (Рис. 2).

Її базис охоплює:

Рис. 2. Модель управління взаємодією РМ/ВА ролей

Організація роботи проєктного менеджера є головним, тому лежить в основі запропонованої моделі. Роль бізнес-аналітика в цій моделі є додатковою. Я пропоную розглядати обидві ролі як важливі сервісні в загальному ланцюжку створення проєктної та продуктової цінності.

Як читати зазначену модель? По-перше, керуватися загальновідомим принципом управління — де ваша увага, там ваші дії. У разі комбінування функцій критично важливо не випускати з поля зору всі ресурсні компоненти. Практична модель допомагає чітко усвідомити зони контролю та фрази об'єкти відповідальності.

По-друге, модель специфікує контрольні напрями процесної роботи РМ і ВА з погляду управління.

По-третє, вона дає змогу проаналізувати кросфункційні зони можливого вдосконалення діяльності. Створення комбінованої рольової візії робочих процесів допомагає легко визначити «вузькі місця» і зони підвищеної уваги.

По-четверте, постійне й тривале занурення у поточну роботу створює ефект звуження управлінського бачення у РМ/ВА. Так званий ефект «тунельного зору» виникає з низки причин:

Тому необхідно мати інструмент для критичного самоаналізу та оцінювання ефективності управлінської роботи РМ/ВА. Запропонована модель і є цим інструментом.

Чому ІТ-управлінець обов'язково має використовувати інструменти моделювання у своїй практиці? Тому що моделювання будь-чого, наприклад процесу або фреймворку, забезпечує ефективність колективної взаємодії (легкість розуміння, однозначність і наочність сприйняття, універсальність застосування, можливість критичного аналізу, ітеративність вдосконалення, залученість усіх необхідних учасників процесу).

Використовуючи цю модель, виконавець отримує змогу без зайвих зусиль зосередити увагу не лише на виконанні класичних функцій проєктного менеджера чи бізнес-аналітиком, а й системно пропрацювати самі підходи.

Загальний алгоритм ефективного поєднання РМ/ВА ролей має складатися з кроків:

1. Побудова концептуальної моделі взаємодії для створення методичної основи роботи РМ/ВА як чинника ефективності діяльності всієї команди.

2. Організація серії практичних воркшопів — дискусій : пояснення, обговорення та узгодження моделі із командою та клієнтом. Мета — сформувати бачення та єдине колективне розуміння процесів.

3. Створення опису детальних робочих PM/ВА процесів , за потреби об'єднання їх у єдиний процес. Мета — декомпозиція погодженої візії із визначенням дій і таргетованими результатами взаємодії.

4. Визначення показників якості РМ/ВА процесів для формування показників оцінки бажаної результативності роботи, створення підґрунтя для аналізу і вдосконалення процесів роботи РМ/ВА, а відтак і командної проєктної роботи.

5. Зіставлення і проведення критичного аналізу дій PM/ВА для пошуку і ліквідації вузьких місць РМ/ВА взаємодії та проєктної діяльності.

6. Вибір ефективних інструментів відстеження діяльності PM/ВА для оперативного отримання об'єднання єктивної цільової інформації про бажані показники, що мають критичний вплив на ефективність роботи.

Фактори успішного поєднання РМ/ВА ролей у делівері-сегменті

Успішність функціонування створеної функціонально-рольової моделі поєднання РМ/ВА забезпечується використанням інструментів:

  1. Облік і аналіз ефективності використання робочого часу.
  2. Аналіз ефективності процесного моніторингу.
  3. Контроль делегування.

Йдеться про ситуативний баланс у питанні використання інструментів організаційної ефективності.

Першим важливим аспектом організаційної ефективності діяльності РМ/ВА є результативне управління робочим часом. Для будь-якого учасника проєкту годину стає критичним ресурсом через значний обсяг навантаження. З огляду на це, варто зосередити увагу на створенні ситуативного балансу щодо:

Іншим важливим аспектом організаційної ефективності діяльності РМ/ВА є аналіз ефективності моніторингу процесів. В основі будь-якої командної роботи завжди є процесне управління. У прикладах неефективної організації роботи команд воно є відносно хаотичним, часто змінним і неформалізованим. У разі ефективної організації — навпаки. Саме моніторинг проєктних процесів сигналізує управлінцю про ступінь зрілості та здоров'я роботи команди.

Важливо зосередити увагу на таких показниках процесного здоров'я:

Третім важливим аспектом організаційної ефективності діяльності РМ/ВА є контроль делегування повноважень. ІТ-розробка — це завжди командна робота, і без делегування обійтись практично неможливо. Делегування допоможе економити час і зусилля в роботі. Пропоную орієнтуватися на правила:

Проблемні аспекти поєднання ролей РМ і ВА. Лайфхаки з практики

Прагнення універсалізації та об'єднання функцій різних ролей завжди містить потенційні ризики та вузькі місця. Ефективність таких управлінських експериментів буде залежати від багатьох ключових компонентів:

  1. Фахового рівня спеціаліста, якого пропонують на роль РМ/ВА.
  2. Рівня «сеньйоріті» самої проєктної команди. Що професійнішою є проєктна команда, то легше буде поєднувати фахівцю функції РМ/ВА.
  3. Рівня організаційної та фахової підготовки клієнта і його команди. Що нижчий рівень розуміння специфіки ІТ-розробки з боку замовника, то більше часу буде вимагати залучення РМ/ВА для налагодження співпраці з ним (і менше часу залишатиметься на операційну роботу).
  4. Ефективності та адаптивності подібного або створеного фреймворку проєктної роботи і функціонального наповнення ролей проєкту.
  5. Рівня і системи проєктного трансферу знань і досвіду.
  6. Рівня розгляду, швидкості та системи ухвалення проєктних рішень, здійснення рольової підтримки внутрішнім менеджментом компанії.
  7. Психоемоційного стану кандидата на роль РМ/ВА і проєктної команди.

Поєднання ролей РМ і ВА вимагатиме від кандидата чіткого усвідомлення ризик-факторів:

На противагу проблемним аспектам поєднання РМ/ВА ролей пропоную використовувати такі управлінські практики:

1. Використання простих та ефективних засобів зв'язку. Використовуйте лише прості і прийнятні для команди та клієнта інструменти комунікації. Будуйте прямі комунікаційні парі, зменшуйте кількість посередницької комунікації на проєкті. Це є особливо важливим з погляду уникнення кількох критичних помилок:

2. Налаштування сигнальної системи за важливістю повідомлень. Це є запорукою вчасної та швидкої реакції на отриману інформацію. А також помічником у пріоритизації робочих завдань. Усім добре знайома ситуація, коли на початку проєкту чи у його гарячий передрелізний період на нас звалюється шквал різнохарактерних повідомлень. Це є особливо стресовим, коли доводитися швидко ознайомитися, зрозуміти суть, впорядкувати, пріоритизувати, даті миттєву відповідь на важливі листи. Проста сигнальна система — це продумані та погоджені з командою і клієнтом маркери для повідомлень. А також відпрацьований механізм часової реакції на кожен маркер на рівні автоматичної звички у роботі.

3. Визначення чітких правил виконання робочих завдань. Прості, зрозумілі та обов'язкові контрольні кроки у вашій і командній роботі допоможуть усім зрозуміти послідовність дій та сформувати чіткі очікування від процесу і результатів. Правила варто узгоджувати як у письмовій, так і в усній формі. Головне пам " ятати про те, що правила мають забезпечуваті контрольну, виконавчу та креативну складові процесу управління. Наприклад: «Критикуєш — пропонуй, пропонуєш — доводь через практичні результати, що маєш слушність, довів — виконуй, виконав — навчи інших».

4. Створення правил прийому та ескалації зворотного зв'язку. Можливість донесення альтернативної інформації є ключовим фактором у питаннях формування довіра та ефективності робочих стосунків у колективі та з клієнтом. За статистикою, понад 30 % проєктних помилок пов'язані із порушенням ланцюжків ескалації та отримання об єктивного і вчасного зворотного зв'язку. Вміння слухати і чути іншу точку зору є одним із головних елементів побудови довіра. Проєктний менеджер має розробити та узгодити форми, періодику, тематику і час отримання такої інформації. І це ще на фазі ініціації проєкту у компанії, адже завжди діє принцип: «Що раніше ми отримаємо інформаційний сигнал, то краще відреагуємо».

5. Складання простих і предметних звітів. Забезпечує прозорість робочих стосунків як усередині команди, так і з клієнтом. Проєктний менеджер та бізнес-аналітик мають вміти виділяти «найголовніше з головного». Звіт як форма концентрованого інформаційного повідомлення не має містити зайвих деталей, оскільки вони ускладнюватимуть сприйняття інформації, а відтак негативно впливатимуть на ухвалення рішень. Розкриття додаткових важливих аспектів має відбуватися окремо у вигляді додатків до звіту.

6. Своєчасне оновлення робочого календаря івентів і зустрічей. Важливе для економії робочого часу, а також підконтрольності проєктних процесів. Присутність на ключових зустрічах є необхідною для налагодження особистого контакту, встановлення довіра, формування позитивного іміджу в очах колективу та клієнта. Використовуйте інструменти синхронізації пленерів та календарів. Головним завданням для фахівця, який поєднує функції проєктного менеджера і бізнес-аналітика, є не проґавити шанс в особистому спілкуванні донести свою та командну позицію. Особистий контакт не замінить навіть 10 листів. Пам " ятаймо про це!

7. Незволікання у діях. Будь-яке несвоєчасно ухвалене управлінське рішення спричиняє багато додаткових ризиків і руйнує професійну довіру команди та клієнта. Ваші вчасні дії — це створені можливості!

8. Використання точної, правдивої оцінки обсягів та рівня складності робочих завдань. Допомагає визначити рівень фактичної продуктивності та формує правильні очікування у роботі з боку команди та клієнта. Є три додаткові джерела підвищення точності оцінки:

9. Упорядкування проєктної та аналітичної документації. Це критичний фактор швидкого пошуку потрібної інформації. Хаос породжує ризики, а документальний безлад може завдати непоправної шкоди проєкту. Невчасні оновлення документації, її несистемне ведення і заповнення призводять до непорозумінь із клієнтом. З'єднання є ризики втрати ділової репутації для команди, а в деяких випадках і самої ІТ-компанії. Тому основна порада — формувати в команді безкомпромісну звичку обов'язкового апдейту проєктної та аналітичної документації за правилом 24 годин.

10. Підтримка сталих зусиль з організації хаотичних компонентів роботи , відповідно до створеного бачення управлінського процесу. Пам " ятаймо, що ми управляємо лише тім, що контролюємо. Будь-яка серйозна дезорганізованість у тих чи інших ділянках роботи руйнує бажання і звичку діяти за прописаними правилами. Завданням і проєктного менеджера, і бізнес-аналітика є постійне виявлення «вузьких місць» як реальних факторів ризику для ефективності командної роботи.

11. Оновлення і вдосконалення всього із застосуванням принципом здорового глузду. Надзусилля, як і недозусилля, — це завжди неоптимальне використання ресурсів! Маємо пам " ятати, що ефективний управлінець/аналітик завжди діє з принципом «розумної достатності» у виконанні своїх завдань.

12. Підтримка моральної готовності до змін і постійного навчання. Тренувати вміння конструктивно сприймати позиції інших людей через постійне професійне та особисте самовдосконалення. Ми маємо діяти згідно з принципом адаптивності до ситуацій, середовища тощо. А це може виходити лише у людини, котра позбулася упереджень і помилкових суджень.

Життєва правда про поєднання РМ/ВА ролей

Яким чином найкраще розкрити життєвий досвід поєднання РМ/ВА ролей на практиці у концентрованій формі? Звісно, через систематизацію відповідей на запитання. Виділю 10 найбільш популярних і предметних тематичних запитань.

  1. Яка частка комбінацій ролей була б найкращою? Не існує оптимального відсоткового співвідношення. Усе залежить від конкретного проєкту чи ситуації. Десь потрібні більше РМ-скіли, а десь ВА. Насправді головне — це досягнення бажаного результату. Практично «зараховується» лише це!
  2. З чого почати будувати роль, що поєднує PM та BA? На мою думку, з ролі РМ. Оскільки вона є фундаментальною з погляду організації усіх процесів.
  3. Чи можемо ми все налаштувати і відпочити? Напевно так, але лише на короткий час. Оскільки проєктне життя надзвичайно динамічне. Постійно виникають зміни, які вимагають адаптації нашої діяльності.
  4. Чі варто постійно навчати команду та клієнта проєкту? Однозначно так! Це поступове і гарантоване підвищення ефективності роботи, створення лояльності, поетапне будівництво кращого розуміння одне одного, довіра та переконаності у професіоналізмі. Головне не перегнути палицю.
  5. Чи можемо ми поєднувати ролі PM та BA в довгостроковій роботі? З мого досвіду, у великих ІТ-проєктах усе-таки ні. Оскільки значне навантаження і постійні зміни рано чи пізно призводять до професійного та фізично-емоційного вигорання. Хоча, безумовно, все залежить від людини та організації її діяльності.
  6. Чи поєднання ролей PM і BA є найкращим вибором для проєкту? І так і ні. Усе залежить від особистості РМ/ВА, проєкту та команди.
  7. Чи є комбінація ролей РМ/ВА більш ризиковою, ніж використання окремих ролей? Будь-яке поєднання функцій управління спричиняє більше потенційних ризиків. Тому так, на нашу думку, є більш ризиковим. Хоча, звісно, бувають приємні винятки з правил.
  8. Чи означає високий рівень зрілості команди легшу роботу у ролі PM/BA? Так, адже можна швидше та якісніше налаштувати всі необхідні процеси та підтримувати їх із меншою затратою зусиль.
  9. Чи схильна людина, яка поєднує ролі РМ і ВА, частіше вигоряти? Так, і це об'єднання єктивний процес. До цього потрібно бути готовим.
  10. Чи дає роль PM/BA швидкий прогрес у кар'єр єрі та розвитку компанії? Однозначно так, оскільки фахівець у цій ролі створює об'ємне бачення практично усієї проєктної роботи. Поєднання функцій сприяє швидкій адаптації в компанії. Такі фахівці, як правило, є кандидатами на підвищення після року успішної діяльності на проєкті.

Чи є універсальний рецепт поєднання РМ/ВА функцій? І так і ні. Однозначно практики ІТ-управління мають досліджувати, виявляти проблематику, говорити про структурування та описувати практичні підходи, напрацьовувати методичний базис для розв'язків язання цікавих завдань.

У цій оглядовій статті я спробував узагальнити та систематизувати практику поєднання РМ/ВА ролей, виходячи із власного багаторічного досвіду.

Усі матеріали та запропоновані для використання моделі є авторськими розробками, що ґрунтуються на класичних і не тільки інструментах проєктного менеджменту та бізнес-аналізу. У будь-якому разі кожен сміливець-практик буде створювати власний варіант моделі поєднання РМ/ВА функцій. Головна ідея і цінність публікації полягає у створенні комплексного бачення реальної специфіки практичної роботи проєктного менеджера та бізнес-аналітика.

Дивитись відео на тему поєднання ролей PM і BA — тут .

Опубліковано: 02/06/20 @ 10:00
Розділ Різне

Рекомендуємо:

Android дайджест #39: презентація бета-версії Аndroid 11, Studio 4.0, новий погляд на AlertDialog
Атоми, молекули та інша хімія. Огляд платформи Dell Boomi
Як почати програмувати з дитиною
Що таке Big Data Engineering і як розвиватися у цій сфері
7 викликів для бізнес-аналітика при виявленні вимог