Ні відповіді ні привіту. Чому рекрутери не відповідають після інтерв'ю і як це виправити

За 6 років досвіду в рекрутменті я розширила мережу контактів LinkedIn до 10 000+. Сьогодні стрічка новин — це спосіб тримати руку на пульсі ринку кандидатів. Періодично зустрічаю такі пости , які збирають багато реакцій та коментарів:

«Давно не ходила на співбесіди. І ось за останній місяць побувала на кількох. Всі компанії різні. Але всі без винятку HR цих компаній перебувають в одній секті „відсутність зворотного зв'язку кандидату“ . Це багато що говорить про рівень компанії, скажу я вам».

Причин тому декілька:

На трудовому ринку України умови все ще диктують роботодавці , а не кандидати. Порівняйте два підходи: «Ми пропонуємо людям роботу» і «Важливо, щоб кращі фахівці вибирали нас» . Кандидати досі борються за увагу роботодавця. Мабуть, єдиний виняток — Middle та Senior інженери в IT.
Впливає пострадянський менталітет ставлення до співробітника як до трудової одиниці, а не як до людини. Фахівці сприймаються як об'єкти для досягнення бізнес-цілей, а не суб'єкти взаємодії в бізнесі.
Жорсткі KPI за наймом фокусують увагу рекрутера на кандидатах, які можуть принести бонус. Але в довгостроковій перспективі фахівці, що не підійшли зараз, можуть стати цільовими через кілька років. От тільки вони вже не будуть розглядати вашу компанію.
Відсутність процесів рекрутменту призводить до того, що рекрутери губляться в потоці заявок, що наймають керівники не надають конкретний фідбек і кандидати ризикують не отримати відповідь після співбесіди.
Неправильний розподіл часу команди змушує кандидатів чекати співбесіду з директором по 2-3 тижні.

Жоден бренд роботодавця не виправить наслідки відсутності зворотного зв'язку. Ми в свій час теж зіткнулися зі схожими проблемами. Тому прагнемо дати відповідь кожному, хто відправив заявку через наш сайт. Щоб не загубитися в потоці резюме, ми налаштували автоматизацію, про яку розповім в цій статті. Також поговоримо про принципи створення позитивного досвіду у кандидатів.

Candidate Experience Journey

Розглянемо питання з точки зору Candidate Experience Journey. Стартом буде наявність у кандидата потреби в роботі і активний аналіз пропозицій. На схемі я зазначила основні точки взаємодії роботодавця з кандидатом. В основному це листи або форми зворотного зв'язку, які може налаштувати будь-який співробітник без особливих навичок у програмуванні.

Секрет успіху криється в трьох ключових складових: це залученість команди у створення найкращого кандидатського досвіду, service level agreement (SLA) і автоматизації. Давайте розглянемо, як ці фактори працюють на різних етапах шляху кандидата у вашу компанію.

Включеність команди

У Railsware складний процес відбору, який складається з 4-6 етапів і займає до 3 тижнів.

Тут важлива залучення всіх учасників — від рекрутерів до наймають керівників. Доносите цінність створення хорошого досвіду кандидата та якісного зворотного зв'язку.

Люди — рушійна сила будь-якого бізнесу. Найяскравіші таланти зазвичай отримують відразу кілька оферів. І коли приходить час вибирати між пропозиціями з однаковими обов'язками і зарплатою, фахівці оцінюють команду, з якою доведеться працювати. Тому пам'ятайте, що відбір проходить не тільки кандидат, але і компанія. До того ж ми проводимо на роботі третину часу. Хотілося б вам працювати по 8 годин в середовищі без зворотного зв'язку і відчуття своєї цінності для команди?

З іншого боку, пам'ятайте про те, що так зване " сарафанне радіо та відгуки користувачів (кандидатів) про ваш продукт (компанії) — це один з важливих маркетингових каналів в наші дні. Навіть якщо кандидат не відповідає вимогам, це не означає, що йому потрібно приділити менше уваги. З великою ймовірністю він/вона спілкується в колі вашої цільової аудиторії і може як привернути, так і відштовхнути інших фахівців розповіддю про вас.

Цьому можна присвятити окремий тренінг і пару-трійку апдейтів. В якості мотивації від» покажіть кілька негативних публічних відгуків про роботодавців і листів кандидатів. Згадайте історії про неефективних співробітників, коли керівник витрачав більше часу на підтримку, ніж на свою роботу. Одночасно поділіться кейсами, коли нові співробітники обрали вас за рахунок відмінного спілкування і залучення команди.

Якщо ж наймають керівники і рекрутери звикли працювати по KPI/SLA/ще якимось метрик, визначте чіткі критерії. Ми домовилися так: даємо зворотний зв'язок за всіма вхідними заявками протягом 24 годин для пріоритетних вакансій і до 5 робочих днів для позицій з великим потоком кандидатів. Чіткі терміни визначте самі в залежності від особливостей вашої організації. Ми порахували середня кількість заявок і час на обробку кожної і прийшли до таких SLA. Слідувати їм не так важко. Якщо ж вашій команді не вистачає робочого часу на виконання цих показників, залучайте більше людей або міняйте свій процес.

А тепер докладно про кожному етапі взаємодії з кандидатом.

Опис вакансії

Першою точкою взаємодії буде оголошення про роботу. Крім того, що комунікувати, важливо пам'ятати, де це робити. Чим більше робочих майданчиків ви задіюєте, тим більше джерел для перевірки кандидатів доводиться обробляти рекрутерам і тим вище шанси втратити заявки і не надати зворотний зв'язок.

Рішення № 1. Збирайте всі заявки в одному місці і перенаправляйте туди кандидатів. У цьому питанні мені подобаються DOU.ua , Robota.ua і LinkedIn — тут можливо автоматично перенаправляти кандидатів на свою форму за посиланням.

Якщо ж на job-платформі немає такої функції, пишіть в описах вакансій, де подати заявку, щоб команда швидше розглянула її. Я додаю посилання в тексті вакансії мінімум 4 рази, але деякі кандидати все одно відправляють заявку не туди. Тому не забувайте налаштовувати auto-reply на платформі (якщо така функція є в наявності).

Фінальною крапкою може бути проста Google-форма або форма зворотного зв'язку на сайті.

Подача заявки

Наш наступний touchpoint — форма для подання заявки. Дилема: зробити її максимально швидкої або максимально детальної?

Відповідь: максимально детальним. Думаємо ширше: крім обробки заявки рекрутером, ви захочете додавати дані в ATS (applicants tracking system), фільтрувати контакти за локації, позиції, відправляти email-розсилки пулу кандидатів і так далі. Тому краще відразу розділити поля.

Рішення № 2. Налаштуйте форму для подання заявки та інтеграцію з ATS. Якщо немає ATS — заведіть ATS. Інакше ви ризикуєте втратити кандидатів у процесі відбору, історію комунікації з ними, а також можливість вирощувати аудиторії, які вже знайомі з брендом.

Ми інтегрували Typeform з Pipedrive з допомогою Zapier. Typeform створює хороше перше враження за рахунок дизайну, зручною мобільної версії і можливостей кастомізації. Ви можете додавати фото початку форми і показати свою команду, офіс, культуру.

Pipedrive зберігає email-переписки з кандидатами і легко інтегрується з різними додатками через Zapier. Ми описали переваги використання Pipedrive для рекрутменту в цій статті . Зв'язка Google Form + GSheets теж підійде для трекінгу статусу кандидатів.

Автоматичний відповідь після відгуку

Як тільки кандидат відправив заявку, починається напружене очікування відповіді. Використовуйте цей час на користь свого бренду.

Рішення № 3 . Налаштуйте auto-reply і розкажіть кандидатові ще більше про майбутній процесі, а також про унікальний досвід роботи в компанії. Автоматичні відповіді допомагають формувати очікування від процесу відбору.

З допомогою Zapier ми підключили SendGrid і відправляємо таке привітальний лист кожному кандидату. З одного боку, воно досить об'ємне. З іншого — ми відповідаємо на запитання про те, коли чекати відповіді, про структуру і тривалості відбору, а також чому співробітники працюють в Railsware в середньому за 5 років.

Оцінка резюме

Зауважте, активна роль рекрутера починається тільки на цьому етапі. З допомогою автоматизації ми зберігаємо час внутрішньої команди і хороше враження про компанію.

На етапі оцінки резюме набирає чинності внутрішній SLA обробки заявок. Ми домовилися давати відповідь кандидатам на пріоритетні вакансії протягом 24 годин. Для позицій з великим потоком — до 5 робочих днів (тут збирається до 150 вхідних заявок на рекрутера в місяць). Для спрощення роботи рекрутмент-команди дивіться рішення № 4 і № 5.

Рішення № 4. Підготуйте стандартні відповіді — відмови або запрошення на наступні етапи відбору. Ви можете автоматизувати відповідь через CRM або Zapier, або підготувати шаблони в Gmail. Я віддаю перевагу другий варіант, так як в кожне лист можу вручну додати рядок з поясненням причин відмови або додатковими питаннями кандидату перед відправкою. Люди цінують зворотний зв'язок з рекомендаціями.

Рішення № 5 . Налаштуйте автоматичні нагадування про те, що потрібно дати відповідь кандидату. У Pipedrive ми підключили Rotting feature — тепер система підсвічує прострочені операції на різних етапах воронки. Ви також можете автоматично додавати завдання в календар для трекінгу заявок.

Нагадую, що всі ці інструменти не вимагають навичок написання коду. Інтеграції можуть бути налаштовані «впевненим користувачем ПК». Більшість з цих програм безкоштовні.

Етапи відбору

Перший етап після подачі заявки в Railsware — тестове завдання. Ми розробили набори тестових для кожної позиції, на яку наймаємо. Завдання займає від 3 до 8 годин. Це відмінний фільтр для кандидатів, які шукають легких шляхів: на наступний етап проходять тільки 16,58%. Тестове виконують до кінця далеко не все решта. Багато перестають відповідати нам :) Але це і непогано, так як наша мета — наймати тільки найсильніших фахівців, які люблять вирішувати комплексні завдання. В подяку ми пропонуємо нетривіальні проекти.

Рішення № 6. В процесі з'являються нові гравці — нанимающая команда. Починаючи з тестового завдання та на всіх наступних етапах відбору, учасники готують чек-листи для оцінки кожного завдання. Фідбек у форматі «що було зроблено добре і що варто покращити у наступний раз» теж підійде. Всі пункти записуємо на папері, але краще в онлайн-звіті. Так рекрутер надасть детальну зворотний зв'язок кожному, хто виконав завдання.

З цього моменту кожна відповідь має бути кастомізований. Чим би не закінчилося спілкування з кандидатом, цей чоловік вже потрапив в 16,58% кращих за вашим базовим фільтрів. Важливо зберегти хороші стосунки. Тут складно дотримуватися конкретних термінів, але ми намагаємося тримати кандидатів в курсі процесу і коли варто очікувати відповідь.

Про те, як підготувати команду до оцінки та найму, слід написати окрему статтю. Але в рамках нашої теми рекомендую підхід під назвою «Зворотній зв'язок високої якості» (або «метод бутерброда»). Фідбек важливо прив'язувати до дій людини (а не особистості) і говорити про вже відбулися події (а не узагальнювати і робити проекції в майбутнє). Діліться зворотним зв'язком з метою допомогти кандидату рости і розвиватися, а не помічати прорахунки.

Схема ОСВК: 70% що було зроблено добре + 20% що варто змінити/покращити в наступний раз + 10% що ще було непогано.

Приклад: в ході нашої колаборації ти відмінно впорався із завданнями 2 і 3. Ми побачили, що ти володієш необхідними підходами та інструментами і можеш застосувати їх на практиці в аналізі даних. Також ти швидко вивчив контекст, задавав досить багато питань і записував, а після використовував нову інформацію у вирішенні завдань.

У завданні 1 ми помітили, що тобі варто продовжити працювати над англійською. Написане лист містив кілька граматичних помилок, але це можна легко виправити, якщо постійно практикуватися.

Під час всієї колаборації з тобою було легко в спілкуванні, ти був у проактивної позиції щодо вирішення завдань, а це запорука успіху нашої компанії.

Job offer

Зазвичай це самий безпечний і радісний етап. Роботодавець зацікавлений, кандидат пройшов відбір і теж не хоче відступати. Але і тут є свої складності.

Деякі компанії люблять вибирати. На фінальному етапі відбору можуть перебувати одночасно 2-3 учасника. І рекрутери часто забувають попередити першого з них, коли чекати відповіді.

Також деякі схильні поторгуватися, але не на етапі первинних інтерв'ю, коли кандидат заявляє про своїх очікуваннях, а вже на етапі пропозиції про роботу. З одного боку, кандидатові неприємно, що це питання виникло тільки зараз. З іншого — ти вже інвестував/а стільки часу і сил у процес, що відмовитися не так вже просто.

Рішення 7. Інформуйте кандидатів про терміни ухвалення рішення після кожного етапу. Якщо це тиждень — повідомте про це. Якщо процес затягується — надішліть ще один лист.

Обговорюйте зарплату на первинних етапах відбору. Ми запитуємо очікування ще в заявці на вакансію. Це служить відмінним інструментом для оцінки ринку зарплат. Якщо очікування перевищують нашу вилку і ринок, ми уточнюємо, чи готовий кандидат виходити на ставку нижче. Ні — прощаємось до наступного разу.

Але бувають і кейси, коли навички кандидата відповідають його зарплатними очікуваннями аж до фінального етапу відбору. І тут раптом виявляються проблеми, із-за яких ми змушені знизити пропозицію. У цьому випадку допомагають детальний фідбек і факти. Проведіть з кандидатом ретроспективу фінального етапу (в Railsware це повний робочий день разом) і поясніть своє рішення.

Підготовка до виходу на роботу

Ми домовилися. На жаль, деякі рекрутери на цьому етапі вважають свою місію виконаною. Але ні, поки людина не вийшов на роботу і не адаптувався, рекрутер залишається довіреною особою.

Рішення 8. Інформуйте майбутніх співробітників про майбутній старт: коли і куди приходити, кого кликати на допомогу, чого очікувати. Переконайтеся, що нанимающая команда підготувала план онбординга співробітника і він/вона не буде сидіти без діла перші 2-3 дня. Відсутність інформації з боку компанії після прийняття офера — не те, з чим хотілося б асоціювати початок співпраці.

Онбординг та випробувальний термін

Деякі компанії вважають вакансію закритою, коли людина успішно пройшов випробувальний термін. І це не безпідставно. За 3 місяці спільної роботи з'являється набагато більше фактів про продуктивності і навичках співробітника, ніж за 10-20 годин відбору.

Рішення 9. З боку компанії важливо виконати чотири пункти:

Надати всю необхідну інформацію, доступи, контакти для того, щоб новачок ставав самостійним.
Скласти план на випробувальний термін і озвучити мети новому співробітнику. Це може бути список проектів, які потрібно завершити за перші три місяці. По кожному проекту опишіть критерії успіху (по SMART).
Протягом випробувального терміну проводьте регулярні фідбек сесії. Новачок ще не знає особливостей роботи організації, йому/їй потрібно більше підказок з вашого боку. Закладайте правильні принципи з першого дня на роботі.
Обов'язково підведіть підсумки іспитового строку згідно з поставленим цілям. «Само собою зрозуміло, що ти пройшов» не працює. Співробітник на випробувальному терміні залишається у стані хвилювання і невизначеності, як на іспиті. Щоб зняти напругу і перейти в робочий режим, офіційно підведіть підсумки і підтвердіть проходження ІС.

Висновок

Бренд роботодавця — такий же бренд, як і будь-який інший. Тут застосовні всі кращі практики маркетингу. Досвід кандидатів (=ваших клієнтів) будується на взаємодії з представниками компанії в процесі відбору. Не ухудшайте положення простими помилками. Приділіть один робочий тиждень настроювання процесу, інструментів автоматизації, підготовці листів і тренуванні рекрутмент-команди. Позитивний ефект не змусить чекати. Буду рада відповісти на питання. Давайте дружити в Facebook і LinkedIn .

Опубліковано: 19/05/20 @ 10:00
Розділ Інтерв'ю

SEO Блог