Особистий досвід: як організувати IT -конференцію

Дніпропетровськ - найбільше місто України з десятками IT -компаній , у кожної з яких сотні співробітників. Але , як не дивно , для них в місті нічого не проводиться. У сенсі , зовсім нічого !

Справедливості заради визнаю , що в місті проходять невеликі локальні заходи , тренінги , семінари. Але так , щоб конференція за участю зарубіжних спікерів , яка б збирала щорічно IT -спільнота Дніпропетровська та інших міст на одному майданчику , - такого немає. Точніше , не було до недавнього часу.

І ось наша невелика група активістів , патріотів рідного міста і фанатів IT , вирішили заповнити цей пробіл і організувати масштабний захід під скромною назвою IT Evolution Meetings , або ITEM.

Головними нашими цілями було і є:
- залишатися незалежним заходом ,
- НЕ лобіювати інтереси якоїсь однієї компанії ,
- залучити до участі представників усіх IT -компаній міста (і не тільки нашого ) ,
- дати учасникам дійсно корисну інформацію і можливість поспілкуватися один з одним у неформальній обстановці.

Ми довго виношували свою ідею , вибирали дату , обговорювали формат з друзями за кухлем пива , погоджували можливість виступу зі спікерами . Але все це здавалося якимось далеким і ефемерним , чимось там у світлому далекому майбутньому ... до тих пір , поки у нас не зареєструвався перший учасник. :) І тут понеслося ! Ми усвідомили , що все серйозно. Стрілки годинника чомусь закрутилися швидше , а відлік пішов на дні. Ми наступили абсолютно на все граблі , які були у нас на шляху , але все-таки в підсумку прийшли до хепі- енду .

Для тих , хто хоче повторити наш подвиг , хочу дати декілька порад:

1 . До конференції можна підготуватися за 4 місяці , якщо не спати. Ми це довели. Але повторити не хотіли б. Раджу відводити на підготовку хоча б півроку , а краще рік.

2 . Усні домовленості не завжди працюють , з усіма підрядниками краще домовлятися на папері.

3 . Спікером виступати в залі на 500 чоловік набагато складніше , ніж у камерних залах. Тому вибирайте спікерів тільки з досвідом виступів на велику аудиторію , переглядайте їх презентації , минулі виступи . А краще відвідайте заходи, де вони виступають , - тоді ви отримаєте уявлення не тільки про якість доповідей , а й про реакцію на них аудиторії , про вміння вести діалог з учасниками.

4 . Безкоштовна конференція має свої недоліки. Навіть якщо ваша мета - не заробити , а нести в маси добре-вічне , для організації конференції потрібні гроші , і чималі. Тому вам треба або залучати спонсорів , або робити платний вхід. Ми вибрали перший шлях . Тому розповім, які він має недоліки:

Ви не знаєте , скільки прийде людина . Від того числа , що у вас зареєстровано , реально прийде на 30-40% менше. В результаті ви зробите друкованої продукції і бейджів більше, ніж потрібно , відповідно витратите набагато більше коштів.
Коли у нас зареєструвалося людей на 20 % більше , ніж місць у залі , ми закрили реєстрацію і дуже боялися , що все не помістяться. Як результат: не всі бажаючі змогли потрапити на захід , при цьому в залі залишилися порожні місця.
Ви можете не знайти спонсорів , щоб покрити всю суму витрат , і вам доведеться вкладати свої кошти. При пошуку спонсорів враховуйте , що більшість великих компаній затверджують бюджети на рік вперед , і якщо вашого заходу в бюджеті не заплановано , то кошти на нього компанії буде виділити проблематично. Принаймні , шанси отримати значну фінансову підтримку мінімальні.
Будуть відвідувачі не з вашої цільової аудиторії , які прийшли не тому що цікаво , а тому що безкоштовно . І це не сподобається тим учасникам , які очікують там зустріти однодумців.
Ви не зможете забезпечити безкоштовне харчування і « печеньки » на безкоштовному заході.

5 . Основна маса учасників реєструється за тиждень перед конференцією . Тому
якщо до заходу ще 3 місяці , а у вас майже ніхто не зареєструвався , рано бити тривогу. Робіть свою справу , рекламуйте захід , і народ підтягнеться . З тієї ж причини постарайтеся закрити реєстрацію якомога пізніше і будьте готові , що навіть після закриття реєстрації вам будуть дзвонити бажаючі відвідати конференцію.

6 . Реєстрація учасників на заході є найвужчим місцем в організації . Уявіть , що одночасно прийшло 500 чоловік і вишикувалися в довгу чередь на реєстрацію (а швидше , у натовп ) . Подумайте заздалегідь , як оптимізувати час на пошук бейджів (сканування QR -кодів , друк бейджів при реєстрації та інші високотехнологічні прийоми - тільки загальмовують процес , як не дивно) .

Порахуйте , скільки ви витрачаєте часу на реєстрацію одного учасника. Виходячи з
цього , обладнайте достатню кількість стійок для реєстрації , мотивуйте людей
прийти на реєстрацію раніше.

7 . Будуть відвідувачі , які попередньо не реєструвалися . Їх треба забезпечити бейджами і матеріалами конференції . Розраховуйте мінімум на 10 % від усіх зареєстрованих .

8 . Обід краще організувати в тій же будівлі , де проходить конференція , інакше ви ризикуєте недорахуватися аж до половини учасників після перерви.

9 . Організація конференції - це красиве , цікаве і інтелігентне заняття , але доведеться спуститися з небес на землю і подумати про питну воду , вбиральні , сміттєвих баках , разових стаканчиках і, вибачте за подробиці , чистоті вбиралень .
звичайно, всім цим повинні займатися підрядники , але думати і контролювати
доведеться вам.

10 . Волонтери можуть покинути вас досить несподівано за своїми особистими обставинами , залишаючи вас наодинці з вашими проблемами. Ці люди приходять у вашу команду добровільно і готові допомагати , але ви не можете розраховувати на них на 100 %, тому що ні ви їм нічого не повинні , ні вони вам . Якщо ви не хочете , щоб на деяких ключових позиціях у вас утворилися «дірки» , вибирайте волонтерів тільки з довірених людей або справжніх фанатів вашого заходу .

11 . Форс -мажори трапляються у всіх і завжди (ну , або ми такі везучі ) . Літаки
скасовують , спікери хворіють , відключають воду , електроенергію ... У нашому випадку стара електропроводка залу не витримала навантаження від кавоварок . Ну хто б міг подумати , що у них проводка стара ! Всього не передбачити , звичайно , але хоча б розетки і техніку перевірте :).

12 . І остання порада . Якщо ви відчуваєте , що ваш захід буде корисно людям , і у вас є сили і бажання цим займатися , ні в якому разі не здавайтеся , йдіть до своєї мети до кінця , і вдячність ваших відвідувачів і гордість за отриманий результат компенсують вам всі ваші зусилля! Тільки виспіться спочатку! У найближчі місяці вам це не вдасться :)

Опубліковано: 18/06/14 @ 11:08
Розділ Різне

SEO Блог

Особистий досвід: як організувати IT -конференцію

Рекомендуємо: