Про відволікаючі фактори і комунальні офіси

[Від редакції: автор статті попросив зберегти його анонімність]

Робочий день закінчився, ти відчуваєш себе втомленим , намагаєшся зрозуміти, а що ж ти за сьогодні зробив корисного, і... нічого в голову не приходить. При цьому весь день був чимось зайнятий, причому настільки, що не встиг одному передзвонити з приводу чогось термінового. І куди час поділося?

Насправді нас постійно відволікає купа факторів, більшість з яких зовсім не помічаєш, поки метою не задашься або софтину-трекалку не поставиш. А потім так: «Вау, ну нічого ж собі!», коли дивишся на результати.

Відразу обмовлюся, що нижчеописані дуже суб'єктивно і не стосується випадків:
— коли людина — гуру абстрагування і може виконувати немонотонную (це важливо) роботу у плацкарті з дембелями або в барі;
— коли вхідний обсяг інформації не дуже великий: до 100 листів в день і до 5 чоловік в месенджерах і інших каналах зв'язку;
— коли новинні сайти і розглядання картинок з котиками вважається відволікаючим чинником («що робити, годину вже ходжу, чай п'ю, не можу зосередитися, почати»);
— ну і заодно не будемо про саппорт, чия основна робота — моментально реагувати на вхідні запити.

З монотонною роботою справи йдуть трохи інакше: оскільки вона машинально, частина мозку вільна і може бути зайнята розмовою з колегою або музикою. Точно також вона не потребує занурення в стан «я думаю».

З «я думаю» є один нюанс: у цей стан не потрапляєш моментально і виходиш з нього теж не моментально. Спочатку, як і на монотонну роботу, треба налаштуватися, щоб почати, потім зануритися в предметну область і забити собі короткострокову пам'ять цієї предметної областю. Поки ти думаєш, у тебе в голові купа речей, від назв всіх компонентів системи до декількох паралельних можливих результатів виконання твоєї поточної задачі. І поки ти ще не зрозумів, який з них буде оптимальним, воно вовтузиться в голові у вигляді набору думок. Що буде, якщо перерватися в середині процесу? Ага, пам'ять флашнется, і починати потрібно буде спочатку або з останньої точки, де ти встиг якісь осмислені нотатки залишити.

Для ясності, перевіряти продукт за тестплану, відсилати шаблонні листи або підсумувати стовпчики в ексель — це монотонно. Писати чернетку специфікації, продумувати UX чи архітектуру — це не монотонно.

Отже, у мене вийшло знайти наступні поджиратели часу.

Внутрішні

Будь-які нотифікації від будь-яких додатків. Пошта, скайп, слек, джаббер, мобільні месенджери — все, що блимає, показує попап і видає звуки, потрібно вгамувати. У більшості випадків вам не треба відповідати на вхідну інформацію у цю ж секунду.

З поштою простіше, імейли не передбачають миттєвої відповіді, тому немає ніякого збитку, якщо ви подивитеся поштовик через півгодини. А ось кожні 5-10 хвилин відволікатися на «you've got 5 new messages» — це марна трата часу. Навіть просто подивитися спливаюче вікно (і заинтриговаться темою нового листа) — це відволікає. Зрозуміло, може бути таке, що у клієнта впав сервер, і клієнт це помітив раніше вас, про що і поспішає повідомити в листі, але це не типова ситуація.

В месенджерах від вас очікують більш швидкої реакції, але знову ж таки, не моментальної. Раптово, замість відкрити вікно і написати: «Вася, я зайнятий, потім», можна просто відкрити це вікно, коли вам зручно буде, і відповісти Васі. В якомусь відсотку випадків Вася вже й без вас розбереться.

Якщо у кого-то софту дозволяється видавати звуки — спробуйте відключити. Це майже дзен, приблизно, як дивитися на жвавий проспект у вікно розміром у всю стіну, але зі звукоізоляцією :) Немає паніки, хаосу і бажання кудись натиснути і щось подивитися. Вся інформація вже у вас, все під контролем, і ви підете дивитися ці апдейти коли захочете. Зрозуміло, всі спливаюче і миготливе вже вимкнено.

Багато каналів спілкування. Моїм страшним сном було два облікові записи пошти, два слека, скайп і джаббер. Але практика показує, що ефективніше — направляти все спілкування в один канал. З усіма можна домовитися — пояснити, що якщо хочете мене швидко знайти, пишіть на пошту, наприклад. Можете і в скайп, але я там раз в тиждень з'являюся, тому і відповім не так швидко. Стежити за двома каналами вхідної інформації набагато ефективніше, ніж за п'ятьма.

У мене був клієнт, який найбільше любив в скайпі чатитись або дзвонити, а мені від скайпу довелося відмовитися. Чувак мені писав в оффлайн, не бачив відповіді, починав слати такі ж короткі повідомлення на пошту і в одному з них таки натякав на суть питання. Отже, коли потім читаєш пошту, розумієш, до чого готуватися, ми шедулили зручний для всіх час дзвінка і зазвичай продуктивно вирішували питання.

Ріал-тайм спілкування. В частині випадків, формулюючи думку письмово, людина знаходить відповідь на своє питання. Питати усно щось, що вимагає часу на підготовку відповіді (знайти інформацію, дізнатися щось у третіх осіб, підняти документи), теж не має сенсу. Ви і людини відвернули, і відповіді все одно немає. Тому краще намагатися використовувати асинхронне спілкування, де це доречно.

Зовнішні

Колеги «не по справі». Телефонні дзвінки, розмови, біганина. «А він шо? А ти шо? Аа, а я вчора такий — ну ваще. Ну це, на завтра, так?» Є любителі обговорити на місці тещу, президента, нову іграшку або вегетаріанство. Тут можна впоратися самостійно, пояснивши, навіщо вам тиша. Зазвичай проблем не було, по телефону можна поговорити в коридорі, а тещу перенести на кухню чи на диванчик. Хтось мінявся місцями і сідав у більш гучну кімнату.

Колеги «по справі». Скайп-сесії по роботі, обговорення на місці. Сейлз команда поруч як бонус. Тут, як мені здається, повинно вирішуватися плануванням офісу.

По-перше, не перенаселятькімнати. Українське законодавство вимагає 6 кв. м. на людину, у разі зосередженої роботи — ще й з перегородкою . В офісі ж на вас може бути 2 м. Роботу ви в кінцевому підсумку, швидше за все, все одно зробите, але із-за постійних відволікаючих чинників замість двох годин може піти чотири, а то й шість. В кімнаті ~25 кв. м. затишніше всього працювалося вчотирьох, але вп'ятьох ще було нічого. Шість людей вже створили неприємну жвавість, а коли посадили дев'ятого, довелося евакуюватися.

По-друге, заводити кілька переговорок. Навіть на одному дзвінку можуть бути 2-3 людини з офісу. Якщо їм пощастило сидіти поруч, один залишався на місці, а другого вже доводилося виходити говорити в коридор, попередньо вигнавши звідти обсуждателей тещ. Якщо в компанії співробітники працюють за ПК, то в коридор з ним вже не вийдеш, і доводиться витрачати час на пошук інженерного рішення.

Окрема тема — опенспейсы. Західні колеги, які працюють в опенспейсе, говорять про те, що зонування справляється. Тут квітами разгородили, тут меблями, і скрізь звукопоглинальний матеріал. Говорити виходять в окремі кімнати. Ну, хто з сейлзами поруч — тим не пощастило. У вітчизняних працювати не довелося, охоче вірю, що є й комфортабельні, але співчуваю людям, що працюють в актовій залі з партами на 40 осіб.

Загальний рівень шуму. Після одного з переїздів в приміщення з площею побільше і стелями вище, мені довелося згадати про таке явище, як луна. Твою мову ловить мікрофон по другому колу, а на тлі гучних раскатом доноситься звук смываемого бачка. Якщо немає звукоізоляції, є шанс чути те, що відбувається на кухні, в коридорах, у сусідів, і вам пощастить, якщо у вас поруч ніхто не грає в пінг-понг :)

Мені бонусом довелося якось працювати з музичним клубом за стіною. Довелося тримати на увазі афішу, і, якщо час концерту і созвона з клієнтом збігалося, — переїжджати в сусідню кімнату.

Не варто недооцінювати вплив шуму на продуктивність. Шум вимотує, на рівному місці можна втомитися і заробити головний біль, не кажучи про те, що він сильно відволікає. Як позбутися — краще підкажуть архітектори, але мені здається, що килимове покриття, жалюзі з щільної тканини і щільно закриваються двері повинні допомогти.

Висока інтерактивність колег. Це коли приблизно раз на півгодини і частіше хтось щось питає. Чи Правильно зрозуміли завдання, як на коментар краще відповісти, що робити з запитом від клієнта, хто розбирається в .Net, прочитав чи ти вже від них лист, чому не прийшла нотифікація і т. д. Допомагає хинт з пункту 2. Конкретно в моєму випадку допомогло б ще і розподіл обов'язків: якщо відповідаєш за щось одне, такого потоку питань не буде.

Ну і додатковий хинт — таймер. Вам потрібно сконцентровано піти в задачу і випасти з зовнішнього світу? Ставимо таймер. На дві години, наприклад. Всі зовнішні запити ігноруються, занурилися в роботу, ні на що не відволікаємося. На питання та пошту відповімо через дві години.

Всім продуктивної тижня!

Опубліковано: 01/12/16 @ 11:00
Розділ Різне

SEO Блог