Пріоритизація завдань: вища математика або легка розминка перед сніданком?

Це перша стаття з циклу про засади, методики та помилки пріоритизації. Зараз поговоримо про складнощі пріоритизації. А в наступній статті розберемо, які помилки підкидає нам наш мозок, коли справа стосується складного вибору...

Ми створюємо. Дуже часто наші ідеї сильно перевищують можливості команди та бюджету. Зовсім не складно зібратися «в колі друзів» та методом аналізу, опитування користувачів та зацікавлених осіб, мозкового штурму, стельового осяяння і інших методик отримати дуже довгий список вимог, побажань, рекомендацій і фіч до вашого продукту.

Коли ми усвідомлюємо, що цей список ідей стає занадто довгим, і навіть оптимістичні оцінки реалізації всього списку впираються в заповітне «ніколи-небудь», доводиться вирішувати, що будемо робити в першу чергу. І ми переходимо до питання пріоритизації.

Що ж таке пріоритизація?

Визначення, яке дає Wikipedia : «Пріоритизація — поняття, показує важливість, першість. Наприклад, пріоритет дій визначає порядок їх виконання в часі». Якщо піти ще далі в етимологію слова, побачимо слово «priority» («передує»), ще далі — «prior» («передні», «минулий», «старший»).

З визначення стає зрозуміло, що основна мета пріоритизації — зрозуміти, «що важливіше чого». Після того як ми це якимось чином зрозуміли, результати пріоритизації потрібно якось закріпити або задокументувати: розставити в порядку пріоритету або наділити особливими властивостями (номер, вага, важливість, терміновість і т. д.).

Складності пріоритизації

Вибір виміру

Одна з основних труднощів проведення пріоритизації — вибір шкали або вимірювання, щодо якого будуть розставлятися пріоритети.

Навіть на простому прикладі можна проілюструвати складність вибору вимірювання.

Ось уявіть: ви проводите семінар для групи учасників, і вас до початку занять просять провести ранжування (це синонім пріоритизації) у групі. У вас дуже небагато параметрів, щоб зробити це якісно, і всі вони так чи інакше пов'язані із зовнішніми атрибутами: алфавітний порядок прізвищ, вік, зріст. За цими вимірами ми зможемо легко розставити пріоритет. І навіть повторення будуть не страшні, оскільки їх має бути небагато.

А ось вже «стать» і «колір очей» будуть поганий шкалою пріоритизації. Занадто багато повторень, і незрозуміло, що важливіше — сині або темно-сірі очі. Швидше, це параметри угрупування, а не пріоритизації.

За зовнішніми ознаками легко провести ранжування. Але коли вас попросять оцінити їх знання і потенціал в темі семінару, ваша попередня пріоритизація вже не має сенсу, і потрібно вибирати нові параметри і нові способи їх перевірити.

Щоб вимір добре підходило для пріоритизації, воно повинно володіти декількома властивостями:

Порівнянність. Отримавши два значення на шкалі, ми повинні точно знати, що краще і що гірше. Прибуток в 20 в.е. краще прибутку в 7.
«Генеральность». Всі об'єкти порівняння повинні мати властивість цієї шкали. Роботу землекопа і програміста ми можемо оцінити тільки через шкали час, вартість і т. д. Немає сенсу порівнювати їх продуктивність за «кількістю операцій в годину».

На жаль, для багатьох процесів, дій або навіть порівняння предметів через єдину шкалу — дуже малоценно. Згадайте війну фанатів пристроїв від Apple і Google! Там у хід йдуть десятки і навіть сотні вимірювань, які виходять за межі фізичних і технічних характеристик.

Комбінування вимірювань

Так, багато речей у нашому житті досить складні. Тому вибір за однією шкалою практично неможливий. І нам доводиться вибирати відразу кілька вимірювань і робити досить складні операції, які в математиці називають «факторним аналізом».

Зізнатися, я теж не думав, що цей розділ математики мені колись знадобиться, а тут, виявляється, ми робимо це щодня!

Приклад. Як би ми вибирали автомобіль? Це досить складний продукт, і зазвичай (окрім випадків «хочу червоненький» :)) вибирають за кількома шкалами:

1. Потужність.
2. Зовнішній вигляд.
3. Зручність салону.
4. Місткість.
5. Комфортність водіння.
6. Безпека.
7. Ціна і т. д.

Тут-то і починається «пекло комбінаторики». По-перше, треба зрозуміти, який вимір нам важливіше всього («OMG, це ж пріоритизація для вимірювань! Це рекурсія якась»). По-друге, багато шкали дуже відносні. Як виміряти зручність салону або комфорт водіння? По-третє, не ясний підхід до порівняння всіх показників: краще потужність з убогим зовнішнім виглядом і високою безпекою або хороша ціна при середніх параметрах?

Щоб пріоритизація по кількох вимірах була успішною, нам знову потрібні декілька умов:

«Вага» або пріоритет кожної шкали в загальному списку вимірювань. Що важливіше: «ціна виробництва» або «інтеграція з новою системою»?
«Вага» кожного значення в межах шкали. «Низька ціна» поб'є «поганий зовнішній вигляд» чи ні?
Єдина «формула», яка дозволить зібрати ці параметри і відобразити в одновимірному просторі (знову привіт «факторної аналізу»). Так, саме в одновимірному, т. к. пріоритет — відповідь на питання «це важливіше цього» за однією шкалою :)

От як раз вибір єдиної «формули» — камінь спотикання у всіх підходах до пріоритизації завдань, функцій, ідей і т. д. Не існує єдиної шкали або формули, які підходили б до будь пріоритизації.

Завдання будь пріоритизації — знайти «досить відповідні» вимірювання та інтегральну формулу, які підходять для швидкого вирішення більшості питань розставляння пріоритетів. Для тих завдань, які не потрапили у «більшість», єдине рішення — жваве обговорення.

Нашим інженерним звичкам дуже складно змиритися з думкою, що не існує універсальної формули. Нам хочеться вірити, що є єдиний закон, який дасть нам відповідь. Але (принаймні, поки) цей підхід не знайдений, і пропонуються десятки методик і формул проведення пріоритизації, про яких і піде мова нижче.

Обговорення

Тепер сама головна думка, яку хотілося б розкрити у статті. Всі методики пріоритизації створені для спрощення обговорення пріоритетів з усіма зацікавленими особами . Зауважте: не замінити обговорення техніками або формулами, а спростити і наповнити змістовними аргументами!

Саме для цих обговорень, дискусій, суперечок, конструктивних конфронтацій і створені методи пріоритизації. Наші методики і формули — всього лише база для обговорень. Саме від цієї бази ми будемо відштовхуватися, але вже точно не залишимося на ній до кінця обговорень.

Наша мета — не тільки розставити правильні коефіцієнти, але і переконатися, що така розстановка як мінімум прийнятна для інших учасників, а як максимум — повністю підтримується ними.

Повернемося до прикладу з покупкою авто. Коли ви робите зважений аналіз за 10 параметрами, все може скластися цілком якісно, і ви підберете вага параметра «потужність двигуна» так, щоб точно перемогла машина з пріємістим движком. Але спробуйте підключити до обговорення друзів або родину. Тут вага параметрів у кожного буде свій. І якщо ви не вислухаєте побажання цих учасників, це може призвести до конфліктів, незадоволення і навіть до поганого вибору. Батько може уточнити: «А як автомобіль буде вести себе взимку, особливо на бездоріжжі?» І виявиться, що температурний режим випав з ваших вимірювань. Дружина може запитати про кріпленнях для дитячих крісел і на ваше твердження «так у нас немає дітей», цілком можливо, почути: «Так, може, пора задуматися?» І раптово з допомогою пріоритезації та вибору одного продукту ви дізнаєтеся про багато іншого :)

Щоб обговорення було ефективним, є кілька простих правил:

Почути всіх. Кожен повинен висловити зауваження з приводу пріоритетів. І метод мовчазної згоди тут скоріше заважає, ніж допомагає.
Бути відкритим до змін. Шкали і пріоритети змінюються під дією багатьох факторів. І мета обговорення — зрозуміти, що пора вносити зміни.
Мінімізувати негативні відчуття учасників групи: «мене ігнорують», «вони не розуміють, що це важливо», «думають тільки про себе» і т. д. Це досягається неассертивным і неагресивним обговоренням проблем кожного учасника.

Жодна пріоритизація не може вважатися хорошою, якщо вона не обговорена з декількома зацікавленими особами: команда спонсори, користувачі, колеги і т. д.

Ще раз скажемо, що є величезна спокуса замінити обговорення на чітку пріоритизацію з допомогою формул та методів. На жаль, це прискорить прийняття рішення, але різко погіршить якість самого рішення.

Як застосовується пріоритизація в проектах розробки програмного забезпечення

Переходячи від теорії до практики, в нашій індустрії є безліч технік проведення пріоритизації.

Є дуже хороша стаття (англійською), яка дає короткий опис 20 технік пріоритизації продукту. Гарне, але далеко не повне зібрання технік, які відкривають очі на різноманітність підходів. Автор статті йде ще далі і намагається систематизувати і класифікувати методи по двом вимірам, що сильно спрощує розуміння.

Виявляється (!), наші потуги кожен раз придумати підхід до пріоритизації можна дуже полегшити :)

Стаття не покриває всіх технік пріоритизації. Вона дає швидке опис і посилання на докладні інструкції. Однозначний must read для ознайомлення! Заплануйте собі спокійні 30-40 хвилин на читання, в тому числі і коментарів, які містять посилання на інші техніки.

В якості вправи, спробуйте в кожній з технік визначити вимірювання та інтегральну формулу, яку пропонують для кінцевої «одномірної» пріоритизації.

Вибирайте для своїх проектів будь-яку техніку або комбінацію технік. В комбінації вони можуть підсилити один одного. Але не намагайтеся робити їх занадто багато, оскільки основне завдання — обговорити складні завдання, а не підібрати правильну шкалу :)

Висновок

Пріоритизація — складне завдання. В наших проектах ми постійно (щодня, щотижня, щомісяця) вирішуємо непросту задачу багатофакторного аналізу та структуризації. І поки живе і розвивається продукт, ця задача не закінчиться.

Правильна пріоритизація побудована на усвідомленому підході до вибору вимірювань та «формул» для об'єднання цих вимірювань. Не існує жодного універсального правила, і для кожного проекту вам доведеться підбирати заново вимірювання і формули.

Людство придумало вже багато технік для пріоритизації робіт у проектах розробки ПЗ, тому не варто їх ігнорувати. Краще переиспользовать і поліпшити.

Варто нагадати ще раз, що всі ці методики спрямовані на те, щоб структурувати ваші обговорення і сфокусуватися на головному. Спілкування з командою, користувачами та зацікавленими особами (вони ж stakeholders) — ключ до правильного расставлению пріоритетів, які ви ніколи не отримаєте, просто застосувавши будь-яку комбінацію описаних вище технік.

Спілкуйтеся, задавайте складні питання, добирайтеся до суті питання «Чому це важливо для вас зараз?», і тоді у вас будуть прекрасно сформовані пріоритети.

Опубліковано: 06/11/17 @ 11:33
Розділ Різне

SEO Блог