Як ми зробили програму стажування в компанії — схема і висновки після 3 наборів PM'ів - SEO Blog - все про пошукову оптимізацію та веб розробку українською.

Як ми зробили програму стажування в компанії — схема і висновки після 3 наборів PM'ів

На певному етапі розвитку багато компаній усвідомлюють, що кадри можна брати не тільки на ринку праці, але і виховувати всередині організації. Так з'являються стажування. У ряді компаній вони перетворилися у внутрішні навчальні заклади, де-то ідея не «зайшла». Але не пригадую, щоб хтось показав всю кухню зсередини, а в кінцевому підсумку від цього виграють всі: окремі особи, компанії, ринок праці.

У цьому матеріалі хочу розповісти, як ми будували програму стажування для PM'ів в компанії Acceptic і що з цього вийшло. Ця стаття буде корисна керівникам — в ній описаний основний фреймворк побудови програми стажування. Рекрутерам буде цікавий розбір воронки найму. А майбутнім стажистам актуально буде подивитися на причини успіхів і невдач шукачів.

Почну я з історії та передумов створення школи стажистів. Потім пройдуся по трьом проведеним стажувань і тим інструментам, які додавали і використовували в кожному новому наборі. І, звичайно, розповім про наших факапах. Сідайте зручніше, це лонгрид ;)

Ідея стажування

З розвитком Acceptic навантаження на існуючих PM'ів збільшувалася, і вже через пару місяців всіх би чекали овертайми. Рішенням проблеми стало підвищення кваліфікації і навичок PM'ів всередині компанії та пошук нових кадрів.

При пошуку фахівців перше, з чим ми зіткнулися — це специфіка компанії. Наші проекти абсолютно різні: web, desktop, embedded, mobile support. Тому ми маємо потребу в кваліфікованих працівниках, які можуть впоратися з будь-якою проблемою. Таких людей мало, і їх складно шукати. Тому ми вирішили розширити воронку і диверсифікувати ризики: шукати людей на ринку праці і в той же час ростити своїх фахівців усередині компанії.

Бачення і робоча група

Робота над програмою стажування почалася з двох аркушів А4. Ми визначили бачення стажування — яку цінність вона несе для компанії. І зібрали список завдань, необхідних для запуску цього «маховика насильства». Потім ми затвердили стажування всередині компанії і почали роботу над реалізацією першого набору. Щоб узгодити дії між відділами, створили робочу групу, куди увійшли керівники всіх напрямків, маркетологи, рекрутери і PM'и.

Реалізацію проекту ми поділили на 3 великих стадії:

Запуск. Для нього потрібно створити сторінку на сайті Acceptic, розмістити вакансії на job-сайтах і провести відбір кандидатів. Щоб відібрати кандидатів потрібно:
- написати тестове завдання;
- розробити запитання для співбесіди, в т. ч. спрямовані на виявлення цінностей;
- виділити компетенції і написати тести для їх оцінки.
Навчання. Необхідно підготувати тренінги для підняття рівня компетенції.
Вимір результатів. Тут потрібно розробити тестування стажиста через 5 місяців навчання.

Для початкової стадії ми створили перший артефакт — landing page на сайті компанії. Завдяки йому потенційні стажисти можуть дізнатися деталі про програму.

На сторінку лендинга ведуть вакансії, які ми розмістили на job-сайтах.

Відбір

На landing page ми створили анкету, яка дозволяла дізнатися більше про стажере, його інтересах і цілях. За відповідями ми визначали, чи варто висилати кандидату тестове завдання. Саме тестове складалося з двох частин на перевірку hard і soft skills.

Hard skills ми перевіряємо за допомогою конкретного завдання. Наприклад, потрібно продумати команду, ризики та технології під проект створення e-commerce платформи. Soft skills перевіряємо за допомогою моделювання ситуації. Наприклад, у п'ятницю ввечері замовник просить внести правки. Робота оцінюється в 4 години. Ми запитуємо здобувача, що він робив у такій ситуації. За результатами тестового завдання ми вже робимо висновок, чи варто людини кликати на співбесіду чи ні.

На співбесіді перевіряємо поглиблено знання потенційного стажиста:

hard skills: теоретичні знання методологій, проектної документації, теорії мотивації та стратегії роботи з ризиками;
soft skills: на основі реальних кейсів при роботі з командою, клієнтами;
рівень англійської — мінімум Upper-Intermediate.

Якщо результати співбесіди позитивні, ми запрошуємо претендента на стажування.

Навчання та тренінги

Такі артефакти, які ми створили — це два зводу знань. Перший — технічний, де зібрана інформація про основні стеках технологій і методологіях, якими ми користуємося на проектах. Другий — загальний звід знань про бізнес-процеси компанії. Це все видаємо стажисту на два тижні для самостійного ознайомлення.

За кожним студентом закріплений ментор, який щоденно з ним спілкується і контролює процес вивчення матеріалу. В кінці двотижневого періоду стажист проходить іспит. Після здачі іспиту перші 2 місяці присвячені тренінгам, які проходять в компанії. Кожен день ментор проводить зі стажистом 1-2 години, навчаючи його. Після стажист продовжує навчання і роботу з ментором в якості асистента на проектах.

Отже, шлях стажиста по нашій програмі:

Заповнення анкети.
Виконання тестового завдання.
Проходження співбесіди.
Здача іспиту.
Проходження стажування.
Початок роботи в якості повноцінного PM'а.

Що у нас вийшло: WinCompass PM 1.0

Далі наводжу цифри, які отримали за підсумками першого набору стажерів. Всього нам надіслали 204 анкети.

Невеликий спойлер: після першої програми стажування у нас працює 2 людини. Третій — успішно працює PM'ом в іншій компанії.

Тепер поетапно розберемо стажування WinCompass PM 1.0 у всіх деталях. На першому етапі — заповнення анкети — з 204 осіб ми допустили лише 83 людини до тестового завдання.

Найпоширеніша причина, чому ми не допускали до тестового завдання — це релевантні відповіді, абсолютно не відповідні вакансії. Близько 20% не пройшли далі з-за завищених зарплатних очікувань. Ще 8% — з-за того, що не включили посилання на CV у свою анкету — це невеликий «тест» на технічну грамотність та уважність. Решта просто не акуратно і ретельно заповнили анкету.

На другому етапі ми вислали 83 тестових завдання потенційним стажистам. З них майже 40% не вклалися в термін або просто не прислали тестове. Більше 20% претендентів не заглиблювалися в деталі. Інші виконали завдання не логічно, не врахували ключові моменти або взагалі його не закінчили.

На передфінальному етапі ми поспілкувалися з 10 хлопцями. В більшості випадків претендентів не вистачало впевненості в собі і проактивности. Решта володіли недостатніми теоретичними знаннями. З 10 допустили до іспиту чотирьох.

У фіналі у нас виявилися 4 людини, 3 з яких змогли успішно здати іспит та приєднатися до нашої команди.

Висновки після першого набору

По закінченні першої програми стажування ми провели ретельний аналіз, чому отримали 204 анкет тільки трьох стажистів. Ми переглянули всю воронку найму і прийшли до висновку, що є багато хороших фахівців, у яких недостатнє знання англійської мови. Тоді ми подумали, що в наших можливостях брати на стажування претендентів з низьким рівнем знання англійської мови і навчати їх вже у процесі стажування в компанії.

Крапку в наших палких суперечках поставили цифри. Наприклад, людині потрібно підтягнути два рівня — закріпитися на Intermediate і вийти на рівень Upper-Intermediate. Для цього знадобиться 300 годин індивідуальних занять. Якщо кожне заняття виділеного викладача коштує близько 200 грн., один такий стажист обходився б компанії в $2000. Однак за фактом результат вам не гарантує жоден навіть самий досвідчений викладач. Успіх навчання непередбачуваний. Отже, таку ідею ми не реалізували і продовжили шукати стажистів далі.

Що у нас вийшло: WinCompass PM 2.0

По своїй організації і механіки другий набір мало чим відрізнявся від першого. Єдине — ми сфокусувалися більше на співбесідах, збільшивши їх кількість.

До нас прилетіло 119 анкет. На виході ми отримали одного стажиста. В результаті він не пройшов програму до кінця.

Справа в тому, що одне з правил стажування — вона може закінчитися в будь-який час. Якщо, наприклад, ми розуміємо, що людина нам не підходить або не докладає зусиль, щоб навчитися, стажування для нього може закінчитися. Розберемо по поличках, як ми до цього прийшли.

На етапі заповнення анкети з 119 шукачів ми допустили 51 людини до тестового завдання. Головна причина — потенційні стажисти давали нерелевантні відповіді. Близько 6% не пройшли за зарплатними очікуваннями. Решта не включили посилання на своє резюме або просто халатно поставилися до заповнення анкети.

На наступному етапі — тестове завдання — з 51 людини на співбесіду ми запросили 21. Більше 25% претендентів не зрозуміли суті завдання, некоректно його виконали. 7 осіб відправили тестове завдання після дедлайну або зовсім не відправили, а ще 7 — виконали не повністю втратили важливі моменти. Решта не вдавалися в деталі.

Отже, до співбесіди дійшов 21 людина. Вже на інтерв'ю з'ясувалося, що майже у половини недостатньо базових теоретичних знань, а інші володіють низьким рівнем soft skills. У результаті двоє хлопців з 21 успішно пройшли етап співбесіди, і ми допустили їх до іспиту.

За результатами тільки один успішно склав іспит.

Висновки після другого набору

WinCompass PM 2.0, відверто кажучи, обернувся для нас невдачею. Ми багато аналізували і вирішили більш системно підійти до питання тренінгів для стажування, щоб вона напевно увінчалася успіхом і для нас, і для стажиста.

З цією метою ми розробили детальний план, розписали по днях стажування з усіма активностями, описом для менторів та чек-листом для стажистів.

Що у нас вийшло: WinCompass PM 3.0

Перед запуском третього набору ми вирішили, що будемо заздалегідь перевіряти рівень англійської у претендентів — не на етапі співбесіди, а ще перед допуском до тестового завдання. Це дозволило відразу виключати людей з низьким рівнем мови для вакансії і економити багато часу на співбесідах. Ось що у нас вийшло цього разу.

182 анкети ми отримали за час набору на стажування.

78 осіб відсіялися з-за низького володіння англійською, ще 36 дали невідповідні відповіді, а 23 не отримали тестове завдання із-за завищених зарплатних очікувань. Ще кілька людей забули вказати посилання на резюме або халатно заповнили анкету.

В хід пішов новий етап — залишилися 29 претендентам дзвонили наші рекрутери і розмовляли з ними англійською. Тут відразу половина вибула, у яких рівень був недостатнім для вакансії.

Наступний етап — тестове завдання, яке виконали 14 хлопців. П'ятеро його неправильно оформили або не дотримувалися логіки. Решта не здали в строк або забули вказати важливі деталі. Деякі не повністю виконали поставлені завдання. Четверо успішно виконали завдання, і ми їх запросили на співбесіду.

Ми провели співбесіду з 4 здобувачами, у двох з яких, як з'ясувалося, низький рівень soft skills — хлопці виявилися недостатньо проактивними і впевненими в собі. Ще 1 потенційний стажист погано розбирався у базової теорії. З чотирьох одного ми допустили до іспиту, який він успішно здав.

Третя програма стажування ще триває, і висновки з нею робити поки ще рано.

Результати по всім наборам

Отже, ми починали зі стажування тривалістю до 6 місяців. Але хлопці впоралися навіть краще, ніж ми очікували, і з часом цей період скоротився до 4 місяців.
Протягом усіх стажувань наші стажери отримують стипендію.
Для всіх наступних наборів ми впровадили перевірку англійської мови після заповнення анкети, а не після виконання тестового.
З часом ми масштабували стажування в рамках компанії. Додалися нові напрями — QA, PHP, Marketer.

Фреймворк побудови програми стажування

Для того, щоб запустити програму стажування в компанії, потрібно:

Сформувати робочу групу. При формуванні робочої групи важливо залучити фахівців, чия робота безпосередньо впливатиме на успіх стажування: профільний фахівець, який може виступати в ролі ментора, рекрутер, HR, маркетолог, менеджер цього проекту. Список буде змінюватися в залежності від організаційної структури вашої компанії і того, як у вас «болить» за те, щоб вся ця історія відбулася.
Описати бачення і скласти чек-лист для запуску першої стажування. Дуже важливо сформувати бачення стажування. Тут можна провести аналогію з місією компанії — у найкращих вона зрозуміла і лаконічна.
Затвердити програму стажування у керівництва компанії. Про затвердження чого-небудь у керівництва говорилося багато разів у статтях і на конференціях, не буду повторюватися. Скажу тільки, що вашим головним аргументом буде бачення і чек-лист з другого кроку.
Сформувати воронку найму. Від того, як сформована воронка найму безпосередньо залежить кількість ресурсів, що компанія буде витрачати на пошук стажистів. Тут потрібно бути особливо обережним, щоб не перетворити свій день в низку співбесід. Напевно, у вас є і інші обов'язки в компанії.
Прописати план стажування по днях. План стажування повинен бути прописаний по днях. Так ми боремося з Bus фактором — знання методології навчання не повинні губитися з відходом ментора. Інший фахівець повинен мати можливість підхопити прапор і менторить стажиста користуючись заздалегідь складеним планом.

Шаблон здається простим. Але впевнений, що специфіка вашої компанії підкине багато сюрпризів на кожному етапі і вам буде над чим попрацювати. Класно, якщо вийде скоротити термін стажування або оптимізувати воронку найму і зробити на одну класну стажування більше. Успіхів вам і кльових стажерів!

Опубліковано: 04/01/18 @ 11:00
Розділ Різне

SEO Блог