Холакратия в дії: як кожен співробітник може вплинути на стратегію компанії

[Про автора: Сергій Корольов — керуючий директор в Railsware з більш ніж 15-річним досвідом роботи в ІТ: від стартапів до корпорацій. Інженер, продакт-оунер, бізнес-лідер]

В останні роки в організаційному управлінні ми все частіше чуємо терміни «плоска структура», «холакратия», «процесна організаційна структура». Вони особливо часто зустрічаються в IT-сфері, так як софтверні компанії досить відкриті до інновацій і тестування різних підходів в управлінні та організації. До того ж, холакратию часто асоціюють з Agile, називаючи її продовженням гнучкої методології розробки в організаційному управлінні. Сьогодні компанії по всьому світу впроваджують окремі елементи плоских структур і перевіряють їх на практиці. І Railsware — не виняток.

Холакратия як форма управління побудована на автономних одиницях — командах або скводах . Вони рівноправні і знаходяться на одному організаційному рівні, тому така структура називається плоскою. У цьому випадку ми позбавляємося від класичної ієрархії. Відповідальність за прийняття рішень рівномірно розподіляється по всім командам.

Кожен з скводов відповідає за окремий процес/проект/продукт від початку до кінця і включає в себе фахівців різних профілів. Це забезпечує їх автономність в роботі. Зв'язку між скводами підтримуються з допомогою представників від кожної з груп.

Холакратия передбачає не посади, а ролі — тобто співробітники можуть одночасно виконувати кілька ролей у компанії, вони не прив'язані до однієї посади. Якщо виникає необхідність у реорганізації (наприклад, із-за зміни умов ринку), гнучкий підхід дозволяє пройти цей процес швидше і без значних трудовитрат.

Ми не беремося стверджувати, що в Railsware представлена холакратия в чистому вигляді. Але ми запровадили певні елементи плоскої організаційної структури на різних рівнях, і вони довели свою ефективність. Особливо цікавий кейс про те, як ми визначили стратегію розвитку всієї компанії на наступний рік за участю кожного співробітника. Давайте подивимося, як це працює.

Формування стратегії

Стратегічна сесія на 45 осіб і відкрита дискусія — абсолютно неконтрольований процес. Тому ми організували збір і аналіз інформації в чотири етапи. Для кожного була створена своя інфраструктура, яка на 95% складалася з Google Spreadsheets+Forms, Hangouts. Комунікацію до і під час сесії вели через BigMarker і Slack.

Етап 1. Опитування

Всі співробітники були розподілені в збалансовані групи. Основні параметри розподілу — роль у компанії, стаж роботи, проект, локація.

Кожен співробітник (Railswarian) у форматі ретроспективи виділив топ-3 «що в компанії добре» і топ-3 «поліпшити».

Інструменти:Google Forms + Google Spreadsheets.

Приклад того, що добре

RWNs	Good 1	Good 2	Good 3
Railswarian 1	People, transparent, open and honest environment, easy to give/receive feedback.	No and hierarchy bureaucracy	Remote work
Railswarian 2	Commitment and strive for greatness	I do like it that Railsware is running product labs and has plans to grow those. Our products have potential to become very well earning. I like it that we are not just consultancy, but we are able to build our own products.	Building a strong team. Demanding approach to hiring process, looking for only best members to the team and further contribution to employees' learning and professional growth.
Railswarian 3	Ability to make decisions independently and define terms of execution.	Company cares of its employees, it is a very rare but valuable attitude. People stay in the company for many years and a few companies can boast with such results.	Good that we've got a chance to work on own products and grow new ones paid to a state and stable revenue.

Приклад того, що поліпшити

RWNs	Improve 1	Improve 2	Improve 3
Railswarian 1	More self-education. We're good but there is plenty of room for becoming better. More knowledge exchange between products. Less expecting everyone else to be perfect and all-knowing.	Because of mixed messages I still do not know, which policies work and which do not. Travel freedom, conferences attendance, hardware — I still have questions and would be happy to read clear and final information somewhere.	We need force engineers to be more involved company to marketing. Стимулювати them to do open source, write blog posts.
Railswarian 2	We need to further invest in own product part of the company and nurture product culture. This is the only real chance to become a top notch employer and continue building strong team.	Grow designers team and work with in-house designers instead of ones selected by clients.	RWNs hence trolling, sometimes mean comments. Every feedback should be given, it just can be given in different manner than RWNs got used to.
Railswarian 3	Development teams may face issues their colleagues have already solved. We don't know about that. Also it's interesting to know general information about project state.	People should commit to be a Railswarian culturally, but for this we should define what we praise, what we dislike and what is it to be a Railswarian.	More product-oriented collaboration and experience exchange around the teams (technology, approaches).

Етап 2. Пріоритизація

Кожна з груп отримала список пунктів «добре» + «поліпшити» своїх учасників. Під час сесії в умовах обмеженого часу групі потрібно було визначити свої топ-5 «добре» + топ-5 «поліпшити» пунктів. Таким чином, перевіряли індивідуальні пункти і вибирали найбільш важливі.

Інструменти:

BigMarker — для проведення великих віддалених мітингів. У сумі вийшло 9 локацій по всьому світу, 11 підключень.
Google Spreadsheet — для роботи зі списками «добре»/«поліпшити».

Етап 3. Класифікація

Наступне завдання — розбити пункти за напрямами і зашити в стратегію. Цікаво, що думки більшості команд у чому зійшлися. Але працювати з сирими даними (нехай і пройшли групову верифікацію) було досить складно, тому ми класифікували весь отриманий матеріал:

Необхідно було переконатися, що кожен пункт відноситься до одного контексту. Тому ми розбивали пункти, що зачіпають декілька контекстів, на більш атомарні і конкретні.
Кожному з поодиноких пунктів було присвоєно тег. В результаті отримали 33 тега, по кожному з них — від 1 до 6 пунктів.

Top 5 Good points	Tags	Top 5 Improve points	Tags
I do like it that Railsware is running product labs and has plans to grow those. Our products have potential to become very well earning. I like it that we are not just consultancy, but we are able to build our own products. __________________ — 5 points by RWN 15, RWN 18, RWN 27, RWN 35	Own products	We need to further invest in own product part of the company and nurture product culture. This is the only real chance to become a top notch employer and continue building strong team. __________________ — 4 points by RWN 7, RWN 15, RWN 18, RWN 35	Own products
Building a strong team Demanding approach to hiring process, looking for only best members to the team and further contribution to employees' learning and professional growth __________________ — 3 points by RWN 7, RWN 18, RWN 35	Team	Stronger employer brand, need more visibility through meet-ups and conferences where we could share our knowledge. Lack of open source software development — the signal to developers — it is a good advertisement in developers society. __________________ — 4 points by RWN 7, RWN 15, RWN 27, RWN 35	Employer brand Open source
People, transparent, open and honest environment, easy to give/receive feedback __________________ — 2 points by RWN 15, RWN 27	Open feedback	People should commit to be a Railswarian culturally, but for this we should define what we praise, what we dislike and what is it to be a Railswarian. __________________ — 2 points by RWN 18, RWN 27	Being a Railswarian

Кожен з 33 тегів потрапляв в одну з великих категорій: культура, власні продукти, бізнес-модель компанії, організаційне управління, політики та процедури, операційна діяльність, продакшн, навчання, робота з людьми, розвиток бізнесу (маркетинг і продажі).
За кількістю зібраних голосів визначили пріоритети напрямків.
Останній етап верифікації отриманих даних — повторне голосування всієї команди за всі теги і категорії.

Type	Category	Tag	Voters	Total points	Text from topics
Good	Culture	Developing environment	RWN 23...	10.0	We've got stable and successful clients. And everyone has work to do and room to expand their skills. Always evolve, Always improve Most railswarians have grown to self-manageable, high-diligence people with good enough technical skills that allows to deliver good quality service to our clients.
Improve	RW Labs	Own products	RWN 7...	17.0	Try to crystallize own products strategy Allocate more time of people for own products + hire missing people like growth hacker, Pdm. Than define model how and when any RWN can participate in own product. We need to further invest in own product part of the company and nurture product culture. This is the only real chance to become a top notch employer and continue building strong team. More railsware-owned projects. We need to expand in this direction.
Improve	Business model	Company strategy and goals	RWN 15...	10.0	Clearly state company goals Railsware as a product stopped its growth once 75$ rate was applied. As the result railsware may lose «old» railswarians, as there is a limited room for growth. Unclear perspectives of business model evolution

Інструменти: Google Spreadsheets + Google Forms — для голосування та обробки результатів.

Етап 4. Реалізація

Тепер у лідерів напрямків є конкретні приоритизированные дані про те, куди компанії варто рухатися далі. Враховуючи рівень зрілості і залученості команди в усі процеси, ми можемо з упевненістю покластися на її думку і використовувати отримані дані для вибору напряму розвитку.

Далі справа за реалізацією: визначити стратегічні цілі компанії -> тактику> план дій -> контроль виконання.

Всі топ-пункти із зазначенням пріоритету додано в структуру компанії. Далі кожен із співробітників може зазначити свою зацікавленість в кожному з напрямів роботи. Так ми визначаємо проектні команди.

Підсумки

Як приймати стратегічні рішення в холакратии, використовуючи досвід всієї команди, а не тільки особисту інтуїцію? Ми зробили це таким чином.

Організація процесу:

Збір відгуків кожного співробітника у форматі топ-3 «що в компанії добре» і топ-3 «поліпшити».
Верифікація фідбек у групах по 5-6 чоловік — вибір топ-5 пунктів «добре» топ-5 «поліпшити» від кожної групи.
Класифікація пунктів від команд.
Визначення пріоритету по кожному пункту (підхід MoSCoW ) шляхом загального голосування.
Розподіл всіх пунктів по структурі компанії із зазначенням пріоритету.

Інструменти:

GSuite — сильний акцент на Google Spreadsheets + Google Forms з застосуванням DataBlending підходу.
BigMarker — для проведення великих онлайн-мітингів.
Інструмент для фіксації і трекінгу прогресу за цілями (можна використовувати JIRA або інші інструменти, в нашому випадку — структура компанії).

Крім процесу, втілити ідею в життя допомогли наступні елементи холакратии:

Організаційна структура:

Замість звичної ієрархії, компанія складається з проектних груп (скводов). Існують окремі скводы по розробці продуктів, фінансових проектів, організації корпоративних заходів і т. д.
Лідери скводов контролюють реалізацію проектів, навчають і ведуть команду за собою, допомагають у комунікації цілей і підходів всієї компанії. Вони виступають зв'язковими між групами і організацією, допомагають всім рухатися в одному напрямку в потрібному темпі.

Підходи до прийняття рішень:

У компанії діє підхід колективного лідерства. Часто рішення приймаються командою з допомогою голосування.
Колективне лідерство не працює без двох ключових якостей команди — зрілості і проактивности. Без них існує ризик отримання неякісних рішень, а проекти можуть залишитися не закритими.
В проектні команди входять фахівці різних профілів: розробники, продакт-менеджери, фінансисти, менеджери по роботі з людьми. Так ми приймаємо рішення більш об'єктивно, з огляду на думки спеціалістів різних напрямків.

Культура:

У кожного учасника T-shaped команди є свій погляд відразу на кілька напрямків роботи компанії. Так їх вирішення враховують різні аспекти життя організації.
Культура відкритого зворотного зв'язку допомагає кожному ділитися своєю думкою з іншими і вдосконалюватися самому. Канали за проектами також знаходяться у відкритому доступі, тому кожен може відстежувати статус.

Важлива умова — готовність компанії довірити співробітникам приймати рішення — не тільки в рамках своїх прямих обов'язків, але і на рівні всієї організації. Так ви підвищите усвідомленість і залученість кожного учасника. Як результат, отримати більш об'єктивні оцінки від всієї команди і можливість застосувати їх у подальшому стратегічному плануванні.

Читайте також:Влада співробітникам: потрібна холакратия українським IT-компаніям

Опубліковано: 20/03/18 @ 09:01
Розділ Різне

SEO Блог