Поради сеньйорів: як прокачати знання junior Project Manager vol.1

Поради сеньйорів — постійна рубрика, в якій досвідчені фахівці діляться практичними порадами з джуниорами — загальні лайфхаки по навчанню, які книги та ресурси читати, які навички освоювати і багато іншого. У цьому випуску говоримо про Project Managers.

На наш запит відразу відгукнулося 12 фахівців, тому добірку з порадами від ПМ'ів опублікуємо у двох частинах.

Денис Прилуцький , Head of PMO у Perfectial

25 років досвіду в ІТ-галузі, з них понад 18 у проектному менеджменті

З чого почати

Якщо ви прийняли рішення пов'язаність зв'язати свою кар'єр єру із проектним менеджментом чи просто цікавитесь цією галуззю, у першу чергу вам треба зрозуміти, за що саме відповідає проектний менеджер та які очікування від нього є у замовника, роботодавця та проектної команди? Саме це розуміння є ключовим. Якщо в цьому добре не розібратись на початку, то це може призвести до великої кількості проблем протягом цілих років, допоки вірне розуміння не сформується. Тому обов'язково почніть свій шлях розвитку не з вивчення інструментів, методологій чи професійних навичок ПМ'а, а з того, за що ПМ відповідальний, а за що — ні. Краще за все це можна дізнатись від досвідчених фахівців, які вже мають значний досвід як успішних, так і не зовсім успішних проектів. Шукайте воркшопи, майстер-класи чі, якщо пощастить, знайдіть собі ментора.

Що далі

Після того як початкова картинка склалася, наступний крок — це опанування мінімальних знань, які необхідні для того, щоб виконувати частину управлінської роботи на посаді проектного координатора при більш досвідченому проектного менеджері. По-перше, це — найпростіший шлях отримати бажану роботу, бо в серйозний проект одразу менеджером вас без досвіду просто не візьмуть (а якщо беруть, то це дуже підозріло, бо, скоріш за все, ваш управлінський вплив буде суто номінальним). А по-друге, робота поряд із досвідченим менеджером — це найкраща нагода навчитись від нього того, що робить пересічного працівника майстром.

Як не треба робити

Не намагайтесь одразу сягнути рівня, вищого за тією, де ви зможете застосувати набуті навички. Наприклад, немає жодного сенсу складати іспити чи отримувати сертифікації для здобуття першої управлінської посади. Це знадобиться вам лише із годиною (чи, можливо, навіть не знадобиться зовсім). Не варто першим ділом іти на курси, якщо смороду занадто загальні і покривають повністю всі сфери проектного менеджменту. Краще набувати знання поступово з мінімально необхідних до тих, на які вас вистачить. По-перше, як і в інших галузях, у проектному менеджменті все також змінюється досить стрімко, тому з годиною методології стають застарілими, а інструменти заміняються більш сучасними. Якщо ви збираєтесь вивчити все на самому початку, то на момент закінчення навчання можна буде починати навчання знову. По-друге, найцінніше у розвитку ПМ'а — це досвід, тобто кількість застосувань певних навичок, ніж обсяг усіх теоретичних знань. Якщо у вас не передбачається можливості найближчим часом застосувати певні навички — сміливо відкладайте їх вивчення на потім.

Які перші кроки

Враховуючи сучасний стан індустрії, вам знадобиться Agile (Scrum та Kanban), естімації (story points та людино-години), розмовна та пісьмова англійська на рівні не нижче Intermediate, вміння організовувати та проводити зустрічі і перемовини та володіння найбільш популярними інструментами Atlassian Jira та Confluence. Пам " ятайте, що незалежно від часу основним операційним інструментом ПМ'а залишається Excel (і це не жарт). Привчайте себе мислити системно — завжди майте повну картинку в голові, не зосереджуйтесь на деталях. І пам " ятайте, що 80% роботи ПМ'а — це комунікації. Вчіться говорити з людьми, розвивайте свій емоційний інтелект, опановуйте публічні виступи. Бажаю успіху!

Тетяна Іванова , PMO у Waverley

12 років досвіду в проектному менеджменті

Як прокачати знання:

Знайти, викачати і простудіювати біблію PM'а — PMBOK . Навіть якщо концепції, представлені там, не мають з вашими проектами нічого спільного — це та теоретична база і кейси, які розширять ваш інструментарій.
Scrum Guide, Agile Manifesto, FDD, Kanban... («Вікіпедія» вам в допомогу) — знати, відчути, зрозуміти межі застосовності. І заготовити мінімум 15 варіантів не Scrum, але теж Agile-процесів управління проектами. Це розширить ваш кругозір і дасть вибір і свободу від рамок.
Вибрати инфлюенсеров — успішних PM'ів і налагодити контакт. Питати поради. Добре почитати біографії — майже всі відомі люди так чи інакше вирішували завдання управління.
Брати участь у житті ком'юніті, організовувати свою, обговорювати кейси і вчитися-вчитися-вчитися.
Вибирати проекти, які здаються трохи складніше, ніж робив досі. Знову вчитися. І сюди ж — вчитися у своїх клієнтів і членів команди.
Emotional Intelligence.
Будувати плани (завжди скрізь і на все), застосовуючи все, що знаєш і вмієш, з тим, щоб це стало другим диханням, поведінкою за замовчуванням, самим очевидним і легким способом дій у будь-якій ситуації.
Бути чи навчитися бути самокритичним і чесним з собою та оточуючими. Не прикрашати. І вміти філософськи приймати і хороше, і погане, розуміючи, що одне без іншого не приходить.
Грати в шахи або будь-які інші багатоходові ігри. Мозок любить тренування.
Теорія рішення винахідницьких задач, алгоритми, теорія ігор... Це і багато чого іншого, що дозволяє мислити ширше і швидше знаходити оптимальні рішення.

Вийшов дивний чекліст, де про технології тільки перші пару пунктів. Але
PM'a робить проект і команда і навпаки.

А взагалі, напевно, головна порада — потрібно любити свою роботу. Якщо в IT PM ви потрапили в гонитві за грошима і сама робота і рутина PM'a вас обтяжує, я б серйозно задумалася про зміну професії. Їх багато, а ви у себе один (одна).

Олег Кубай , Senior Project manager в CoreValue

9 років досвіду

Project manager — це перш за все досвід. Ніхто не хоче довіряти Project manager без досвіду. Тому завдання для PM'ів-початківців — здобути якнайбільше досвіду за обмежений період часу. До цього можна також підійти як до одного з перших проектів, мета якого здобути досвід.

Декілька варіантів, як це зробити:

Find a mentor. Працюйте в парі з досвідченим та успішним PM. Він може бути рольовою моделлю для вас. Ви уникаєте прямої відповідальності, якої може бути забагато на початку, але працюючи пліч-о-пліч, ви маєте можливість побачити безпосередньо, як досвідчений PM працює, і перебрати його найкращі практики. Переважно затребувані PM мають більш ніж достатня обов'язків, які вони можуть делегувати. Отож, ві можете підміняти його у разі відсутності.

Internal projects. Як правило, в компаніях є проекти для власних потреб (CRM/ERP системи, Security audit, ISO сертифікації, RnD). Дізнавайтеся про такі проекти та беріть у них активну участь. Менеджер власний проект, якщо бачите можливість покращити якийсь з бізнес-процесів у своїй компанії.

Knowledge sharing . Спілкуйтеся з колегами-менеджерами у вашій компанії у формальній та неформальній обстановці для того, щоб зрозуміти, над якими проектами вони працюють, яка специфіка проектом, з якими проблемами стикаються і як їх вирішують. З мого особистого досвіду, навіть у компаніях невеликого та середнього розміру є прогалини саме через брак комунікації.

Networking. Долучайтесь до місцевої спільноти. Відвідуйте тематичні зустрічі та конференції. Спілкуйтеся з іншими PM. Живіть їхньої думки щодо того, що вас цікавить, дізнайтесь про їхній досвід, невдалі проекти та, головне, робіть правильні висновки.

Важливо розуміти, досвід — це не просто кількість років проведених на якійсь позиції. Він полягає в тому, які функції та задачі ви виконуєте. Чи працюєте з різними клієнтами та командами, чи змінюється з часом ваша роль та рівень відповідальності.

Олександр Даник , Project Manager в Softengi

8 років досвіду в ІТ

Можливо, для когось те, що я зараз розповім, здасться банальним. Але від цього мої поради не стануть менш актуальними. І працюють вони не тільки в менеджменті.

Визначаємося, що «прокачувати». Джунами прийнято називати людей з незначним досвідом або зовсім без нього. Добре це чи погано, але я не зустрічав PM'ів без досвіду. Люди приходять в менеджмент з суміжних областей: хтось був хорошим team lead, хтось test lead (останнє частіше). Тому PM — зазвичай вже з пристойним багажем знань і має уявлення про своїх сильних і слабких сторонах. Як ви розумієте, перед такими project managers питання, що саме йому прокачувати,не варто.

«Сходіть на співбесіди». Так, саме, просто так сходіть. Можливо, рекрутери і не скажуть мені спасибі за таку пораду, але тим не менш, рекомендую сходити на співбесіду в будь-яку іншу компанію. Дізнаєтеся багато нового про себе. Це безкоштовно, і результат завжди дає багату поживу для роздумів. Не хочете ходити на співбесіду? Ознайомтеся зі списком вимог до кандидатів у топ-компаніях.

Також не зайвим буде дізнатися думку свого керівника про те, що саме вам варто «прокачати». Він може допомогти вам визначити те, що затребуване саме у вашому проекті, у вашій ситуації.

Визначтеся, як «прокачувати». Прокачати знання можна, читаючи книги. Не читали класиків? Спробуйте почати з них. Запитайте людей, які досягли висот у
менеджменті, яка книга вплинула на них як менеджерів найбільше?

Але знання не цінні самі по собі, поки вони не трансформовані в досвід. Досвід може додати тільки підхід «бери і роби». Тому має сенс все прочитане (ну або хоча б те, що сподобалося) відразу ж застосовувати і перевіряти на практиці, і бажано по багато разів, відточуючи майстерність до тих пір, поки нова практика не ввійде в звичку (правило 21 дня). Системність такого підходу гарантує результат. В іншому випадку час, витрачений на читання, — витрачено даремно.

Якщо повторювати одне і те ж дію протягом 21 дня, воно відкладається в підсвідомості, і ми починаємо робити його на автоматі (source ).

Використовувати інші джерела інформації:

Вступіть в групу, де ви можете обговорювати питання з іншими менеджерами (для пошуку таких каналів інформації можна використовувати групи у Facebook, Telegram, Skype, etc).
Існує маса курсів для менеджерів. Не знаю, наскільки вони адекватні, вибирайте акуратно, не всі йогурти однаково корисні. Рекламу робити не буду, але серед них є варті.
Я цікавився конференціями з менеджменту, але не можу сказати, що виніс звідти багато. Мені за характером більше підходить вдумливе читання. Але всі люди різні. Може, вам конференції підійдуть більше. Знайдіть те, що працює для вас особисто.
Останнім часом з'явилося багато відео на цю тему. На мою думку, зараз просто непристойно скаржитися на відсутність або брак інформації.

Коли можна вважати техніку прокачанной. Я б рекомендував як мінімум ознайомитися з методикою Сю-Ха-Ри. Вона пропонує три рівня майстерності, на кожному з яких людина розвивається по-різному.

Сю — перша сходинка, яка означає, що треба заучувати все точно так, як показує вчитель. Потрібно багато років тренуватися, інакше не буде бази для переходу на наступний щабель.

Ха — друга ступінь, згідно якої потрібно звільнитися від правил, де правил немає, а є природний хід речей. Багато пробують робити це занадто рано, оскільки переоцінюють свої можливості.

Рі — третя щабель, означає піднятися над всім, що вивчався раніше, створити більш високі і більш загальні принципи (source ).

Іншими словами, не намагайтеся модифікувати рецепт/рада/техніку, поки він не запрацює як годинник (імхо, це найчастіша помилка при спробах переходу на agile). Запасіться терпінням. І бажаю удачі на шляху до майстерності.

Оксана Гривнак , Project Manager в SoftServe

6 років в ІТ

Ми живемо у шалений час і працюємо у динамічній ІТ-індустрії, де маємо змогу не просто рухатися вгору по кар'єр єрній драбині, а злітати на найвищі щаблі з космічною швидкістю. На цьому шляху багато з нас опиняється у ролі project manager. Хтось може прийти з інших галузей вже з менеджерським досвідом, але без технічної бази, або ж навпаки — з технічними знаннями з інженерних позицій, альо без управлінських навиків.

Опираючись на власний досвід, можу поділитись не конкретними прикладними порадами, а швидше своєю професійною філософією. Сподіваюсь, це допоможе тим, хто хоче будувати свою кар'єр єру у напрямку project management.

Читайте постійно про все: бізнес і стратегію, нові технології та стартапи, біографії лідерів, історичні події та розвиток економік світу, пайові культури та міжкультурні відмінності, емоційний інтелект і мову тіла, командну роботу та психологію, продажі та переговори, менеджмент та лідерство, управління змінами і тайм-менеджмент, фінанси та планування, Agile та SDLC, і, звісно, PMBOK . Шукайте книги, і найпотрібніші знайдуть вас. Пораджу лише останню прочитану, яка досі мене не відпускає — «The Four: The Hidden DNA of Amazon, Apple, Facebook, and Google» , by Scott Galloway.

Відвідуйте тематичні новини , пов'язані з project management та IT-індустрією, до прикладу: ІТ-Weekend, ІТ-Арена, PM Day; різноманітні конференції, мітапи, презентації, зустрічі тощо. Там можна отримати нові знання, поділитися власним досвідом, переконатися, що унікальних проектних викликів насправді дуже мало, розширити коло своїх професійних знайомств, долучитися до спільнот, які творять проектний менеджмент в Україні і світі.

Працюйте зі своїми командами 24 години на добу. Звісно, це не означає, що ви маєте контактувати з колегами і в позаробочий час. Швидше, ваше мислення має бути спрямоване на турботу про людей. Пізнавайте своїх колег через розмови, спостерігаючи за їхньою поведінкою, мотивацією, неформальним спілкуванням тощо. Професійний PM має навчитись розуміти і відчувати своїх людей, а також випрацювати максимально комфортний алгоритм взаємодії для кожного члена команди. Водночас хороший PM мусить бути справедливим та рівним у ставленні до кожної людини зокрема та команди в цілому. Баланс — наше все.

Створюйте позитивні та креативне середовище . Не варто «командувати», треба створити сприятливі умови для успішної реалізації проекту. Це означає не лише вчасний і якісний реліз продукту, а й розвиток команди, досягнення як проектних, так і індивідуальних цілей. Обов'язково діліться досягненнями вашого проекту та людей.

Розвивайте відносини з клієнтом завжди. Усвідомивши, що клієнт — це не абстрактна організація, а конкретні люди, ві можете дізнаватись більше про цих людей, їхній досвід, очікування, сильні та слабкі сторони. Це все дає гарне підґрунтя для побудови і розвитку хороших ділових відносин та, як результат, — взаємовигідну співпрацю. Не забувайте, що ви і ваш клієнт — одна команда, яка має спільні проектні цілі. На шляху до їхнього досягнення можуть бути виклики, які слід долати злагоджено, а не конкуруючи, чи ще гірше — перекидаючи відповідальність. Просто сприймайте бізнес клієнта як свій власний і працюйте на всі сто :)

Дозвольте собі помилятися . Просто визнайте, що помилка — є ємна частина проектного життя. Через помилки ми здобуваємо неоціненний досвід. Важливо ними користуватись і ділитись. Головне — мінімізувати повторення помилок та допомогти іншим уникнути подібних помилок. Примиріться з тим, що ви ніколи не знатимете всього, а це прекрасна мотивація постійно вчитися та бути відкритим до нового.

І насамкінець — будьте РМом у всьому і завжди, як у професійному житті, так і поза роботою. Адже Project Manager — це не просто професія, це покликання генерувати синергію людей і таким чином творити гармонію у своєму мікрокосмосі — малому чи великому проекті. Це можливість робити світ цікавішим і добрішим :)

Сергій Идельс , Program Manager в Luxoft Ukraine

5 років досвіду

3 must навички для PM

1. Хороше управління часом. Якщо у людини немає ніяких знань з тайм-менеджменту, я дуже рекомендую йому їх отримати. Це планування дня, трекінг часу на різні активності та їх оптимізація, застосування технік начебто Pomodoro або аналогічних, що дозволяє працювати в потоці. PM'просто треба вивантажувати все з оперативної пам'яті на папір. Рекомендую завести блокнот, записувати свої справи, записувати свої думки для того, щоб вони не «роїлися в голові. Це необхідно, так як основне, що людина отримує «в подарунок», приходячи на менеджерську позицію, — це величезна кількість давлять з усіх боків інформаційних потоків, які необхідно регулювати.

2. Розуміння, що є управління проектом. Якщо людина взагалі з цим поняттям ніколи не був знайомий, то потрібно вивчити стандарти того IT-підрозділу або тієї організації, в якій він знаходиться. Природно, потрібно почитати PMBOK або витяги з нього, для того, щоб краще зрозуміти, із чого взагалі проектне управління складається як таке.

3. Презентаційні та комунікаційні навички. Я їх привожу разом, тому що ці soft skills життєво необхідні, щоб спілкуватися як всередині проекту, так і за його межами. Більше того, потрібно вміти передавати інформацію — як замовнику розповісти, так і всередині команди щось презентувати.

Якщо Junior освоїть ці три речі плюс технічний бекграунд, все взагалі буде добре. Так, технічна база важлива, так як без неї PM'у буде щонайменше складно здійснювати Technical Leadership, а він іноді потрібен.

Зрозуміло, цьому можна навчитися. Перші два пункти — це внутрішні тренінги , вони допоможуть розвинути тайм-менеджмент, зрозуміти процеси та практики цієї компанії, в яку прийшов junior. Презентаційні навички — це тільки практика. Можна прочитати багато теорії, але потрібно робити, отримувати зворотний зв'язок від людей, просити їх давати і вдосконалювати свої недоліки. Також я рекомендую розмовні клуби , ораторські майстер-класи — це теж допоможе вчитися з можливістю виправляти недоліки без негативного впливу на роботу. А от вчитися інструментів менеджменту проектів можна, наприклад, на YouTube і в інших відкритих джерелах, з закріпленням знань на все тій же практиці.

3 речі, які робити не потрібно

1. Якщо junior PM далеко не junior в якийсь технічної спеціальності в цілому, то йому не слід продовжувати займатися тим, чим він займався раніше. Простіше кажучи, якщо він потай сподівається продовжувати програмувати або тестувати і part-time поєднувати це з керуванням, то це можливо лише короткий проміжок часу. Якщо junior PM захопиться цим, він може відкотитися назад», розвитку як менеджера не відбудеться. Якщо це повноцінний проект з усіма його характеристиками — спілкування із замовником, планування, звітність, P&L, Stakeholder Communication Management та інше, — то у цього фахівця не вистачить часу, щоб ще трохи покодить». Потрібно зізнатися собі, що зроблений новий кар'єрний крок, і навчитися технічні завдання делегувати.

2. Не можна плекати ілюзій, що все буде так, як у книжках і в тренінгах, що все буде просто. Робота з людьми відрізняється від роботи з технікою або з технологією тим, що відкотити зміни не можна. Коли ми працюємо з людьми, у нас є тільки одна можливість зробити щось правильно або неправильно. Люди — це досить складна система, а колектив людей — ще більш складна. І накладати на все це патерни — дуже велика помилка. Потрібно діяти case-by-case і не «шаблонировать» якісь речі, особливо на ранньому етапі кар'єри. Необхідно вважати, що кожен випадок унікальний, і розбиратися з ним до кінця.

3. Не можна не застерігати себе від самовпевненості. Іноді речі здаються простими, але за ними ховаються дуже великі проблеми. І люди, які отримують дуже великі потоки інформації на позиції PM, часто спираються тільки на отриману інформацію і не шукають якогось іншого кута огляду, іншого погляду на ситуацію. Часто це призводить до помилковому уявленню про те, що все у проекті добре або навпаки. Тому не можна спиратися тільки на доступні канали інформації, їх теж потрібно оптимізувати.

Як навик, який рекомендував би розвинути з особистого досвіду, я виділю стресостійкість . Вона виробляється, коли ти вперше починаєш працювати в дуже некомфортних для себе умовах. Коли у тебе як PM'а починається велика кількість бізнес-поїздок, і ти реально не встигаєш виконувати свою поточну роботу, то швидко вчишся працювати в літаку, в аеропорту, в готелі, на задньому сидінні авто, при цьому залишатися сконцентрованим. Коли ти це освоїв, то працювати з офісу стає настільки швидко, просто і легко, що і втома відчувається менше. Тому рекомендація — штучно ускладнити собі умови і спробувати попрацювати в нестандартному оточенні. Це стане в нагоді, і буде простіше виконувати роботу в подібній реальної ситуації.

Чого мені не вистачало на старті кар'єри, так це Stakeholder Communication Management. Всі комунікації потрібно планувати так, щоб ключові люди у проекті отримували свою частку часу, а саме спілкування давало своєрідний «вихлоп», результат. Завдання Project мападег'а — виступати або фасилітатором зустрічей, або тим, хто вчасно розпізнає неефективне прийняття рішень і змінить ситуацію. Успішний менеджмент цих процесів звільняє час на інші завдання для PM'а.

Де починати працювати джуніору

Новачкові потрібно працювати разом з тим, хто не новачок-якій компанії він не працював. Швидше за все, простіше буде це зробити у великій компанії, так як в маленьких часто вистачає і одного PM. У великих компаніях є можливість розділити з ким-то масштабний проект, увійти до складу програми або портфоліо, де є багато маленьких проектів. У цьому випадку зверху буде досвідчений Program Manager, який виріс із PM, як у моєму випадку.

Наприклад, у моїй програмі досить багато початківців PM, з якими я щільно працюю. Якщо вони потенційно можуть зробити помилку, я їм готовий допомогти її не допустити і підказати, що зробити по-іншому. Це не означає, що починати з роботи у великій компанії — єдино правильний шлях. Зрозуміло, він більш комфортний або більш безпечний з точки зору проекту, так як довіряти цілий проект новачкові — це великі ризики. Як для компанії, так і для самого фахівця, який може швидко «перегоріти» і так само швидко закінчити кар'єру Project мападег'а.

Опубліковано: 31/05/18 @ 11:22
Розділ Різне

SEO Блог