Тайм-менеджмент для IT-фахівців. Як працювати ефективніше і все встигати

Тайм-менеджмент, або управління часом, все більш затребуваний навичка в сучасному світі, але для багатьох людей це поняття все ще оповите таємницею. Простою мовою тайм-менеджмент — це наука про те, як правильно розпоряджатися своїм часом, використовуючи його максимально ефективно. Як бути найбільш продуктивним і витрачати мінімум ресурсів, чи це час, енергія або матеріальні засоби.

Image Source: ismaeloo 4

В першу чергу стаття призначена для фахівців IT-сфери, але викладені принципи може використовувати кожен, хто прагне покращити свої навички та якість життя.

Стаття не претендує на науковість. У ній я об'єднав як роздуми філософів і відомих авторів, так і умовиводи, які вивів зі свого досвіду використання технік тайм-менеджменту.

Про техніку і способи підвищити особисту ефективність

Я постарався зібрати для вас найбільш стоять правила і техніки. Навіть якщо це буде єдиний пост про тайм-менеджменті, який ви прочитаєте, він дасть вам якісну інформацію, яку ви незабаром зможете застосувати на практиці.

Визначте свої цілі

Кращий спосіб стати фахівцем у якій-небудь сфері — присвятити себе повністю цього роду занять. Якщо ви хочете стати хорошим програмістом, то неприпустимо розпорошуватися на інші завдання і роботи, якщо тільки вони не пов'язані з вашою сферою і в них немає необхідності. Якщо ви студент і цього літа вам потрібні гроші, то заробляєте так, щоб покривати свої базові потреби. Все інше час присвятіть роботі, яка надихає і обіцяє професійний розвиток.

Не обов'язково бути настільки радикальним, як описано вище, але чим більше ви готові жертвувати чимось — тим швидше ваш розвиток. Єдине примітка — виділяйте час для відпочинку. Це так само необхідно, як сон, їжа і питна вода. Нехай це буде прогулянка з друзями, гра на музичному інструменті або перегляд мемів — цим не варто нехтувати, так як важливо час від часу відволікатися.

Не починайте день без плану

Зовсім не обов'язково розраховувати кожну годину робочого дня, але план і список завдань значно полегшать вам роботу. Вони дозволяють відслідковувати прогрес, ефективність і обсяг роботи, необхідний для досягнення поставлених намірів. До того ж ніщо не випадає з голови, якщо все попутно з'являються завдання заносити в календар або to-do лист.

Уявіть, що це будівництво мосту. Ви, звичайно, можете спробувати сконструювати його без розрахунків і планів, але результат буде відповідним.

Розподіляйте завдання щодо пріоритетності

Коли ви спланували день, зверніть увагу на значущість кожної задачі. Щоб дійсно досягти успіху в своїх планах навіть у найбільш завантажені дні, розбивайте завдання за пріоритетами. З самого ранку, коли найбільше мотивації, приступайте до самим противним завдань. Після їх виконання подальший час пройде краще, так як в голові не буде нав'язливих думок і тривожності з-за якогось недозволеного справи, яке не виходить зробити вже n-ну кількість днів.

Методи розподілу завдань по пріоритетах:

ABCD

А — позначає завдання, які гостро потребують виконання саме зараз. Якщо такі завдання не завершені вчасно, то будуть неприємні наслідки. Якщо все зроблено в строк — позитивний результат. Коли кілька таких завдань, використовуйте цифри: А-1, А-2, А-3.

B — також позначає обов'язкові завдання, але до них ви приступаєте після А-пріоритетних. Вони менш срочны і не тягнуть за собою таких небезпечних наслідків, однак їх виконання для вас важливо. Тобто — це все те, що необхідно зробити, але немає кризового «прямо зараз».

З — це бажані дії, завдання, які «було б непогано зробити». Це може мати на увазі під собою похід в магазин, вигул собаки, або зустріч з друзями.

D — завдання, які можна делегувати іншій людині. Якщо у вас є така можливість і ви можете покластися на іншу людину, то ці завдання варто віддати на умовний аутсорс.

Метод Айві Лі

В кінці кожного робочого дня запишіть п'ять найбільш важливих речей, які вам потрібно виконати завтра. Не записуйте більше шести завдань.
Розставте по пріоритетам ці шість пунктів у порядку їх істинної важливості.
Коли ви приїдете завтра на роботу, концентруйтеся тільки на першій задачі. Працюйте до завершення першого завдання, перш ніж перейти до другої задачі.
Підходьте до іншої частини свого списку тим же способом. В кінці дня перемістіть незавершені справи в новий список з п'яти завдань на наступний день.
Повторюйте цей процес кожен робочий день.

Діліть, ділите і ще раз ділите

Якби вам потрібно було з'їсти слона, як би ви це зробили? Правильно, по частинах. Те ж правило відноситься до роботи над проектами. Розділяйте завдання на підзавдання, ділите проекти на списки тасков, проводите розробку поетапно. Чим менше модулі певної роботи, тим простіше її виконати. Так само це дає вам можливість нічого не забути в проекті, так як підзадачі виступають обов'язковими умовами, тільки дотримуючись яких можна зробити висновок, що завдання виконано.

Концентруйтеся тільки на одній задачі

Забудьте про багатозадачності. Її шкоду в рази перевищує будь-яку можливу користь, і лише окремі люди можуть дійсно працювати в такому режимі. У більшості ж виникає лише ілюзорне почуття продуктивності, яке не дає вагомих результатів в кінцевому підсумку.

Намагайтеся виконувати всі завдання по черзі, повністю сконцентрувавшись на них. Таким чином якість, швидкість і ефективність виконання будуть на порядок вище. При тому, що часових ресурсів та енергії використовується менше.

Створіть робочу атмосферу

Я бачив людей, яким практично все одно, в яких умовах вони працюють, проте більшості з нас необхідно налаштовувати себе на роботу. Слід звернути увагу на робоче місце. Воно має бути чистим, і на ньому потрібно залишити тільки те, що безпосередньо використовується у роботі. Все інше слід прибрати.

В ваших силах створити умовні маркери для роботи. Іншими словами, якщо у вас є можливість використовувати певне місце в будинку тільки для роботи, то слід цим скористатися. Таким чином ви можете створювати підсвідомі асоціації з місцями й діяльністю у них. Для прикладу, багато фрілансери працюють в кав'ярнях і коворкингах, так як їх там ніхто не відволікає і для них це особлива робоча атмосфера, що підштовхує до дії, навіть якщо немає настрою.

Застосовуйте закон 80/20

Всіма улюблена і дуже відоме правило Парето все ще актуально. Поясню його суть на прикладі:

20% часу, витраченого на планування архітектури, зберігає 80% часу при розробці.

20% вироблених послуг приносить 80% прибутку.

20% виконуваної роботи приносить 80% результату.

Залишається лише правильно визначити ті самі найбільш ефективні 20% і приділяти особливу увагу саме їм.

Розумійте кінцевий результат

Повернемося до моменту, коли ви визначилися зі своєю метою. Мало того, що вона має у вас бути, так ще й важливо мати уявлення про неї. Чим більш воно барвисте і живе — тим з більшою ймовірністю ваші дії призведуть до поставленої мети.

Не можна побудувати ракету без ескізу так само, як і не можна створити комплексне і складне, не маючи відповідної архітектури. Певні інструменти підходять до виконання конкретних завдань краще, ніж інші. Саме тому з'являються нові мови програмування та технології.

Приступаючи до чогось, важливо розуміти раціональність використання тих чи інших засобів. А допоможе у цьому розуміння кінцевого результату.

Трекінг роботи та її похідних

Є море програм, спрямованих на те, щоб люди могли стежити за своїм часом, куди воно йде і в яких обсягах. Я до сих пір не особливо вірю, коли чую: «У мене немає часу». А що саме іронічне — кажуть, що це цілком собі вільні особистості. Час є завжди, і питання лише в тому, чи готові ви пожертвувати ним в інтересах чогось. Чи Можете ви відмовитися від серіалу на ніч, щоб поліпшити свій сон? Чи готові ви проводити менше часу з друзями, щоб більше працювати? За все треба розплачуватися.

Якщо ви трекерите свій час, то ви чітко розумієте, куди воно йде. Проаналізувати, на що ви витрачаєте найбільше годин, покликані наступні програми: RescueTime (для комп'ютера, браузера, телефону і перського кота), PhoneUsage (мобільні платформи) і т. п. Вони надсилають вам звітність, де скільки часу ви провели, а вже з цих даних можна зробити багато цікавих висновків.

Думайте на папері

Простий, але справді ефективний спосіб тримати у себе в голові найважливіше. Записуйте всі плани, цілі, завдання та проекти на паперові джерела, будь то блокноти або стікери. Письмова версія значно підвищує шанс виконання поставлених цілей.

Що думають про тайм-менеджменті IT-фахівці

Ігор Ткач , CTO в Daxx

Тайм-менеджмент — це мистецтво встигати більше за фіксований проміжок часу (без втрати якості), правильно розставляти пріоритети, мінімізувати час на перемикання контексту, і при цьому не зійти з розуму, стрімко втрачаючи життєву енергію. Простими словами — це підвищення особистої ефективності.

Нерідко буває, що тайм-менеджмент відлякує людей, так як може порушити work-life balance. Я дотримуюся іншої точки зору: по-перше, грамотний тайм-менеджмент дозволяє максимально розмежувати бізнес і особисте життя. По-друге, знижуючи неефективно проведений час на роботі до мінімуму, можна звільнити більше тимчасового ресурсу для сім'ї, спорту і саморозвитку.

За час роботи на менеджерських позиціях я дослідним шляхом вивів власну методику управління часом, яка мені зручна і досить легковесна. А зараз вже все доведено до автоматизму.

Для короткострокових завдань я веду «to do»-списки. Що стосується цілей середньої і далекої перспективи (місяці-роки), для їх планування використовую Trello-дошку. Вона складається з колонок «Ideas», «To do», «In progress», «Done», «Postponed», де завдання відсортовані по пріоритету, які я визначаю за допомогою матриці Ейзенхауера і деякими елементами методики Getting Things Done.
Також, крім усього, тиждень і кожен день плануються за допомогою календаря. Через деякий час вже виробилася звичка слідувати встановленим розкладом, тому завжди тримаю його в актуальному стані.

Для запобігання накопичення дрібних завдань використовую так зване «правило двох хвилин». Якщо є дрібна завдання, виконання якої займе не більше 2-5 хвилин (відповісти на важливий імейл, наприклад), простіше виконати її тут же, не відкладаючи. Важливо відзначити, що бувають винятки. Це правило не діє в моменти, коли ви перебуваєте в стані потоку. Фокус дуже важливий, і тому я намагаюся працювати тільки над одним завданням в кожен момент часу. Виходячи з цього, нерідко буває таке, що найскладніше на перших етапах — уміння сказати «ні» менш пріоритетним завданням і запитам.

Як підсумок, я б рекомендував не заморочуватися над теоретичною частиною тайм-менеджменту, а порадив би краще більше експериментувати. Сконцентруйтеся на виробленні своїх простих правил, які добре працюють у вашому житті, і дотримуйтесь їх.

Андрій Момоток , UX/UI Designer, Freelance

Тайм-менеджмент для мене є одним з найбільш фундаментальних навичок високопродуктивних людей. Здатність використовувати свій час раціонально багато в чому визначає наше майбутнє, адже саме час — це незамінний і невозобновляемый ресурс! Велике значення має і те, як даний навик використовується у повсякденному та професійному житті. В більшості своїй ми просто витрачаємо наш часовий ресурс, не приділяючи належної уваги цілепокладання, формування різних сценаріїв і аналізу особистісних якостей, на основі яких вибудовується подальша стратегія дій.

Необхідно розглядати тайм-менеджмент в сукупності з іншими не менш важливими навичками, формують наше майбутнє.

Навички управління часом я використовую вже інтуїтивно і на постійній основі. Якщо раніше мені доводилося розподіляти ті чи інші завдання, виходячи з пріоритетів, то зараз же я розглядаю цей процес через призму набутого досвіду. Інакше кажучи, приймаю рішення, засновані на логіці і інтуїції.

Віталій Марусяк , Project Manager в Provectus

Тайм-менеджмент для мене — це вміння налаштувати свій графік таким чином, щоб він корелював з моїми цілями.

Для цього я використовую матрицю «терміновість-важливість», також відому як матриця Ейзенхауера. Суть її полягає в наступному: всі справи поділяються на чотири категорії-квадранти матриці — термінові і важливі, термінові й не важливі, не термінові і важливі, не термінові і не важливі.

З терміновими і важливими все зрозуміло — від них нікуди не дінешся, вони мають високий пріоритет і жорсткий дедлайн. Це дзвінки з клієнтом, невідкладні листи, гасіння пожеж і так далі.

Від термінових і не важливих справ я намагаюся себе обмежувати і, по-можливості, їх делегувати. Як правило, це завдання, які легко можуть зважитися без моєї прямої участі.

«Не термінові і важливі» — найцікавіший квадрант матриці. Це ті справи, які хочеться відкласти в довгий ящик, але їх своєчасне виконання найбільше наближає до виконання своїх цілей. Підхід до таких завдань вимагає усвідомленості. Якщо цілі чітко описані, намічений план їх досягнення — у вас не виникне питань щодо того, що саме в той чи інший день потрібно зробити з категорії «важливі і не термінові» — це і стратегічне планування, і всілякі ресерчи, і аналітика, і дії, спрямовані на побудову відносин і взаємозв'язків.

Також тут є одна закономірність. Чим більше виходить приділяти часу завданням із цієї категорії, тим менше в підсумку проводиш часу в квадранті термінових і важливих.

Не термінові і не важливі справи потрібні для того, щоб розвантажити мозок. Перегляд легкого відео, онлайн-гра або small talk ні про що з колегою допомагають збалансувати навантаження або, коли необхідно, подивитися на проблему, над якою довго і безуспішно бився, під іншим кутом. Звичайно ж, тут важливо не захоплюватися.

В кінці кожного дня я аналізую, скільки приблизно годин витратив на кожну категорію завдань і відстежую, щоб завжди доводилося якомога більше часу на завдання з квадранта «не термінові і важливі». Ця методика допомагає мені реалізовувати заплановане без частих спешек та авралів.

Опубліковано: 08/10/18 @ 07:56
Розділ Різне

SEO Блог