Коли в добі досить годин, або Чому варто навчитися грамотному плануванню

[Павло Обід — засновник Growth Factory — навчальної платформи для IT-підприємців, організатор конференції Outsource People, CEO Sloboda Studio — RoR agency]

Тайм-менеджментом я цікавлюся дуже давно. Вивчав багато матеріалів, пробував різні методики, розповідав про них знайомим. Перші тренінги проводив ще будучи студентом в 2005 році, в тому числі для моїх же викладачів.

Планування допомагає мені впорядковувати своє життя, виділяти в ній головне і розподіляти свій час так, щоб це головне встигнути. У мене є різні горизонти планування — від декількох років у вигляді карти життя до планів на кожен день в google-календарі. І з грамотним плануванням раптом виявляється, що за наші звичайні добу можна встигнути дуже багато. Як саме це зробити — читайте далі.

Планування: чому і навіщо

Мені здається, є два основних типи особистості по відношенню до тайм-менеджменту. Перші схильні все структурувати, планувати, не люблять імпровізацію і люблять передбачуваність. Другі — більш хаотичні, з безліччю ідей і вічною нестачею часу для їх реалізації. Я відношу себе до другого, більш хаотичного типу.

Як хаотичного людині, мені дуже потрібно планування. Співвідношення задоволеністю результатами спланованого і хаотичного дня за відчуттями — приблизно 10:1. Часто план навіть не обов'язково записувати — досить, що він є в голові і задає структуру майбутнього дня.

Чому, на мій погляд, люди не планують:

Не вміють і не знають, як це робити.
Не розуміють, як це використовувати.
Не хочуть себе обтяжувати, обмежувати.
Замінюють результат процесом: «Я буду щось робити, і щось вийде». Потім ви півдня перевіряєте пошту, а грошей так само немає.
Наша людська природа — почасти проти планування. Мільйони років існування людства ніяких планів ми не складали.

Є думка, що тільки 10% людей пишуть плани, але 90% з них — найбільш успішні і багаті. Мені здається важливим, що планування корелює з достатком. Напевно є багаті люди, які не планують свій час. Але тим, хто домагається успіху своїми зусиллями, в тому числі з допомогою бізнесу — дуже корисно планувати.

Навіщо я планую свій час:

10 хвилин планування економлять мені кілька годин роботи за рахунок розстановки пріоритетів.
Спокій і фокус — іноді я тривожуся, що забув що-небудь важливе. Виписати всі свої завдання з пріоритетом на звичайному аркуші А4 дуже заспокоює і впорядковує.
Планування допомагає явно розставити пріоритети, наприклад, за принципом Парето 20 на 80.

Планування на день

Мені набагато легше планувати наступний день ввечері, а не вранці. Якщо починаю планувати вранці — часто захоплююсь і виявляю себе через півтори години без усяких планів.

Тому у мене домовленість з Сашею Гаврилюк (моїм партнером по проекту Growth Factory Academy), що до 10 ранку я скидаю їй свій план на день. Набагато легше дотримуватися дисципліни, коли інша людина допомагає її контролювати. Якщо не надсилаю план вчасно — то перераховую гроші на користь благодійної організації.

Мій план на день виглядає приблизно так:

Завдання я розподіляю по пріоритетам A, B, C.

Buffer — час на ті завдання, які з'являються протягом дня.

Watchdog — завдання, виконання яких потрібно проконтролювати за іншими людьми.

Entertainment — різні веселі посилання, які мені надсилають.

Small — дрібні таски, які потрібно не забути зробити, теж з пріоритетами A, B, C.

Отже, мої принципи складання списку:

Не прив'язуватися до часу.
Заповнювати до 10:00 щодня.
Заносити в нього завдання, які займають близько 30 хвилин. Більш великі — ділити, дрібні — укрупнювати.
40% часу залишати вільним на випадок непередбачених справ.

Такий підхід називається гнучке планування — мої завдання не прив'язані до часу.

Раніше я був дуже проти планування з жорсткими прив'язками до часу — навіщо прописувати все це у календарі, якщо потім обов'язково трапиться якась незапланована фігня? І вона трапляється. Але планувати все одно важливо. Як і миритися з тим, що іноді заплановане виконано на 10%.

В підсумку я прийшов до жорстко-гнучкого планування. Спочатку пишу список — це займає 5 хвилин. Після цього заношу завдання в гуглівський календар. Частина з них жорстко прив'язані до часу, і їх не можна пересунути: мітинги, созвони, лекції, обід з дружиною, уроки німецької. А далі розкидаю завдання зі списку залишилися вікна часу.

Можна залишити порожні вікна на випадок термінових завдань.

Коли план на завтра складено і надіслано — виникає полегшення: наступний день розпланований, є пріоритети, я не забуду про потрібних дрібних завданнях. І дуже важливий момент: вранці я прокидаюся і вже знаю, що потрібно робити.

Якщо протягом дня все ж трапилася якась фігня і забрала у вас півдня — то ви просто сідаєте і знову переставляєте блоки часу.

А головне — мати трохи буддистську впевненість у тому, що все одно все ти не встигнеш, і головне — встигнути зробити важливе.

Карта життя

Один з інструментів, яким я активно користуюся — це карта життя. Я роблю її приблизно з 2009 року. Ніякої містики, вона просто працює як елемент цілепокладання. Такою картою ви ставите собі наочні мети — чого б ви хотіли досягти протягом 2-3-5-10 років.

У класичну карту життя включають такі пункти:

Бізнес/робота — краще писати конкретні цифри/показники, які відображають бажаний стан, наприклад: кількість співробітників, новий офіс, напрям або бізнес.
Духовний розвиток — не обов'язково мова про містику або релігійних цілях. Це внутрішній стан, якого ви прагнете досягти.
Сім'я ваших батьків і що б ви хотіли для них зробити.
Подорожі та вчителя/ментори — країни, в яких ви хочете побувати. Ментори, з якими хочете поспілкуватися — теж тут.
Навчання — це і класична освіта, і мови, і бізнес-освіта.
Творчість і діти. Вони об'єднані в один розділ. Це будь-творчий розвиток, наприклад театр або музика. Тут же — що б ви хотіли зробити для своїх дітей і будь-які соціальні проекти в допомогу дітям.
Особисте життя — діти і батьки вже були в попередніх пунктах, а тут — ваша дружина/чоловік, відносини, розуміння, подорожі вдвох. Навіть якщо у вас є діти — відпочинок без них теж іноді потрібен.
Матеріальні речі — такі як машина, будинок, квартира, гаджети.
Здоров'я — різні види спорту, активності, в яких вам хотілося б брати участь.

Якщо у вас є сім'я — дуже раджу все це планувати разом з дружиною/ом, тому що рухатися до виконання планів ви будете разом.

Подумайте, чого по кожному з цих планів ви хотіли б досягти через 2-3 або 5 років. Знайдіть відповідні ілюстрації, зберіть їх за групами, надрукуйте на великому аркуші і повісьте на стіну. Важливо, щоб ця карта постійно була у вас на очах.

Порахуємо витрати часу

У нас є обмежена кількість часу, і його не може вистачити на все. Вся наша життя — це різні ролі, які ми виконуємо. Час на них треба розподіляти і планувати. Ось мій приклад:

Всього	Власник бізнесу	Співробітник свого бізнесу	Спортсмен/Здорова людина	Чоловік і батько	Син	Студент
100%	10%	40%	15%	15%	10%	10%
годин	9	36	14	14	9	9

Кількість вільних годин на тиждень я вважав виходячи з 7 годин сну на добу плюс 4 години на поточні справи — їжа, транспорт і т. д. У мене залишився 91 годину, яким я реально можу розпоряджатися. У вашому випадку ця цифра, ймовірно, буде іншою, яка залежить від індивідуальної ситуації.

Серед ролей я поділяю роботу в якості власника і працівника бізнесу. Власник — займається стратегією, фінансовим плануванням — тими функціями, які не можна делегувати. Співробітник виконує звичайні завдання, наприклад програмує.

Зробіть таку ж таблицю і порахуйте розподіл свого часу зараз, а потім додайте ще одну — з тим, яким би ви хотіли бачити це розподіл через 2-3 роки. За цей час ролі можуть помінятися: наприклад, у вас з'явиться сім'я, зменшити час на поточні завдання і збільшите на стратегічні, тощо.

Як це працює для мене

Зараз у мене близько 6 проектів, якими я активно займаюся. Найбільше часу йде на Growth Factory Academy, зокрема, зараз дуже багато часу вимагає підготовка до січневого Growth Factory Academy Camp.

Другий мій проект — своя IT-компанія Sloboda Studio. Зараз вона вимагає не так багато часу — там прекрасний операційний директор.

Третій — вчу німецьку мову.

Четвертий — спорт — біг, альпінізм, раз-два в тиждень йога і іноді плавання.

П'ятий — активно займаюся інвестуванням.

І шостий — сім'я. З донькою я обов'язково проводжу 2-3 вечори на тиждень, але, як і у багатьох батьків, у мене є відчуття, що я приділяю їй надто мало часу.

Батькам ми з братом купили будинок, я відвідую їх 2-3 рази на тиждень та раз на тиждень обов'язково вечеряю з ними. Раз у рік-два організую велике сімейне подорож з батьками моїми і дружини.

Намагайтеся бачитися і розмовляти з батьками. Ви навіть можете консультуватися з ними з приводу бізнесу або роботи — як мінімум, вас вислухають. Батьки практично завжди сприймають нас такими, які ми є, і це дуже підтримує.

В цілому життя виглядає як жонглювання: приділяєш час дітям не вистачає на здоров'я, приділяєш здоров'ю — забираєш у роботи або освіти.

Мені дуже подобається ідея, яку, я сподіваюся, ви винесете з цієї статті: не говорити «У мене немає на це часу», а говорити «У мене інші пріоритети».

Мені дуже допомагає перемикання між видами навантаження. Часто буває, що ввечері зовсім не хочеться, наприклад, йти на тренування. Здається, що втомився і зовсім немає сил, але якщо пересилити себе і прийти — виявляється, що сили є. Вивчення мов працює схожим чином, але гірше, ніж спорт.

Що стосується балансу роботи та відпочинку, для себе я знайшов такий спосіб: якщо треба якийсь час активно працювати, може, навіть без вихідних, то потім я їду на тиждень-півтора. Наприклад, влітку був у горах в Ірані, де не було інтернету, і я просто лежав, відпочивав, читав, думав.

Підсумок

Якщо ви вирішили спробувати планування, раджу підхід «від великого до дрібного» за такою схемою:

Подумайте, що ви хочете бачити в життя через 3-5 років і будь-яким способом здійснювати це. Мені зручно користуватися структурою «Карти життя» — вона різнобічна і наочна.
Порахуйте, скільки часу в тиждень у вас займають різні ролі і подумайте, як ви хотіли б розподілити цей час через 2-3 роки. Запишіть бажане розподіл.
Складайте план на кожен день з розподілом завдань по пріоритетах і намагайтеся хоча б виконати найважливіші справи.
Не можна встигнути все, але можна встигнути дуже багато — набагато більше, ніж без планування.

Про те, як встигнути це важливе, як робити навіть неприємні завдання і рухатися до великим цілям — у продовженні матеріалу.

Опубліковано: 07/01/20 @ 11:00
Розділ Різне

SEO Блог