Как вести несколько проектов одновременно

Всем привет! Меня зовут Ирина Ковбаса, и вот уже почти два года я работаю на позиции Project Manager в компании Django Stars. Мой путь в IT начался в 2012 году, тогда мне посчастливилось стать частью Content Management команды. Но в один прекрасный момент мне захотелось двигаться дальше и попробовать себя в новом направлении. Несмотря на то, что в РМ я не так давно, я успела поработать на разных проектах и наступить на свои грабли, да чего уж там, на десятки граблей.

Статья в большей мере будет полезна для начинающих РМ’ов и, возможно, для ребят других компетенций, которые ищут ответ на вопрос, как организовать свою работу так, чтобы все успеть. Поделюсь своим опытом в том, как вести несколько проектов одновременно. Важно заметить, что речь идет о небольших командах до 10 человек. И это всего лишь моё видение, это капля в море подходов и методик, которые можно найти на просторах интернета.

Планируй

Золотое правило для меня как в работе, так и в личной жизни — все планировать на день, неделю, месяц и даже год вперед. Вы скажете, что это абсурдно, ведь невозможно наверняка знать, что будет завтра, а уж тем более через полгода. Но заверю вас, что лучше, чтобы план был всегда, если обстоятельства изменятся, то его можно будет просто подкорректировать.

Если мы говорим о ведении нескольких проектов, то здесь без планирования точно не обойтись. Возьмем к примеру ситуацию, когда у вас 2–3 проекта по Scrum’у с двухнедельными итерациями и соблюдением всех церемоний этой чудной методологии. Кроме того, что нужно вместе с командой планировать каждый следующий спринт, вам стоит правильно распределить и свою загрузку. Мой совет — начинать спринты по разным проектам в разные дни. Таким образом у вас не будет ситуации, когда демо, ретроспективы и планинги совпадут и отчеты будете готовить уже ночью.

Точно так же нужно распланировать все митинги с командами и заказчиками: начиная от дейли-статусов и заканчивая one-to-one. Обязательно внесите все в календарь, тогда не будет случайных накладок.

Чтобы не запутаться в своих проектах, советую создать общую борду, будь то Trello, Excel-файлик, стикеры на рабочем столе или просто запись в блокноте. Это однозначно поможет четко видеть, что, куда и зачем. Мне удобно использовать стенку своего рабочего пространства. Делю ее на части в зависимости от количества проектов и креплю стикеры под каждым из них: начало/конец спринтов, важные коллы, отпуски и отгулы членов команды, праздничные дни — все то, что должно быть под рукой и о чем важно не забыть.

Расставляй приоритеты

Наверное, всем бы хотелось иметь такие способности, как у Цезаря, и делать несколько дел одновременно. Но наука уже доказала , что это энергозатратно и неэффективно, когда человек пытается выполнить параллельно несколько задач. Потому мой следующий совет — расставлять приоритеты.

Точно так же, как ваши продукт-оунеры определяют важность задач в бэклоге, вы должны понимать приоритетность своих. Например, если нужно в один день сделать отчет, показать демо и, скажем, обновить борду в Jira, то следует отталкиваться от того, что важнее для успешного завершения итерации. Таким образом сначала хорошо провести демо, к которому стоит подготовиться заранее, затем сформировать отчет и только после этого заняться Jira. Если проектов несколько, делите свои задачи на «важно для заказчика» и «нужно для внутренних процессов». Как ни крути, удовлетворенность клиента поставленной фичей важнее, чем оформление результатов ретро в Confluence.

Удобным инструментом для этого может стать построение матрицы Эйзенхауэра. Распределите свои задачи по квадратам, что нужно сделать срочно, а что может подождать, и получите отличную визуализацию.

Делегируй

Не очень люблю это слово, звучит как-то грубо. Для себя я бы его перевела как «доверяй». Бывают ситуации, когда банально не хватает времени или, скажем, компетенции в конкретном вопросе. Мы часто забываем, что работаем в команде, члены которой могут помочь с той или иной задачей. Приведу два разных примера из своего опыта.

Однажды мы начинали проект небольшой командой, изюминка которой — все newcomers. Ребят я не знала, они — меня, но проект нужно было делать. Я допустила ошибку: не доверяла ни одному из членов команды, постоянно контролировала все груминги, звонки, логи. Казалось, скоро код начну критиковать, хоть я и не технарь. Было сложно всем. Спасибо ретро, искреннему разговору, где ребята прямо попросили, чтобы я в них поверила и дала шанс показать себя. Я прислушалась, и все изменилось — от настроения в команде до качества поставляемых фич.

И второй пример: моя команда, ребята, которым я доверяю, наверное, больше, чем себе самой. Я уверена, что если они сказали, что прогрумят задачу и зададут нужные вопросы продакт-оунеру, то сделают это. Если QA утверждает, что с фичей все хорошо, я не бегу на стейдж перепроверять перед тем, как показывать это заказчику.

Общайся

Думаю, вы со мной согласитесь, что владение communication skills — это одно из самых важных умений для РМ’а. И что большая часть нашего рабочего времени уходит на звонки, письма и сообщения в чатах.

Не бойтесь больше общаться с заказчиками, узнавайте их ожидания, приоритеты и настроение, делитесь статусами, новостями и планами команды, это поможет качественнее вести проекты, поставлять нужные фичи и получать позитивный фидбэк.

Не стесняйтесь обращаться с вопросами к другим РМ’ам, особенно если вы начинающий специалист. Не раз случалось так, что я не знала, как быть в определенной ситуации, и тратила на поиски решения много времени. Нужно было просто попросить совет у более опытных ребят, и они бы направили в нужное русло.

Ну и, конечно, общайтесь со своими командами. Не требуйте, не будьте грубыми, не ставьте условия. Учитесь слушать и слышать. Чем больше вы знаете о том, что происходит внутри команды, тем эффективнее сможете с ней работать и тем лучше будет общий результат.

Помни, что юмор — это важно

Куда же без чувства юмора. Я считаю, что работать в напряженной обстановке, когда требования меняются несколько раз в день, а дедлайны все двигаются не в вашу пользу, без шутки-минутки не обойтись. Настроение команды часто зависит от вас. Вы связующее звено между ребятами и заказчиками. Любую новость можно подать под разными соусами, и вы должны действовать так, как шеф-повар из ресторана с тремя звездами Мишлен. Если заказчик пишет вам какое-то гневное письмо, то не стоит команде его цитировать.

Попробуйте негатив перевернуть в мотивацию. Например: «Все пропало, я посмотрел фичу, нашел баг, как вы вообще могли такое пропустить, пофиксить ASAP!» Это можно подать как «ребят, все отлично, но вы же знаете, что нет предела совершенству, особенно у нашего заказчика с его любовью к пикселям. Давайте сейчас быстренько зафиксаем, и в мире станет на одного счастливого человека больше».

Шутите сами и не бойтесь, если будут шутить над вами. Недавно меня перевели на проект, на котором было девять мужчин. И когда они представляли меня заказчику, то перевели мою фамилию — Ковбаса — на английский и сказали, что несмотря на то, что к ним в команду пришла девочка, фраза sausage party все еще актуальна.

Мы шутим каждый день, все над всеми. Никто не обижается, наоборот, это нас сближает. Разряжает обстановку и улучшает настроение, что хорошо сказывается на продуктивности. Конечно, во всем нужно соблюдать меру, особенно если пытаетесь британскому заказчику рассказать очень смешной по нашим меркам анекдот.

Отдыхай

Как бы много у вас не было проектов и сколько бы дел вы не старались сделать, важно соблюдать work-life balance. Чтобы не случилось выгорание и чтобы хватало энергии не только на себя, но и на команды, научитесь качественно отдыхать. Звучит до боли банально, но вы гораздо больше сделаете завтра, если хорошо выспитесь. Университетский подход написать курсовую в последнюю ночь перед защитой не работает на длинной дистанции.

Полезным будет совместный отдых с вашими командами. Тимбилдинги сближают, дают возможность получше узнать друг друга, обсудить увлечения и интересы. Главное придерживаться правила — ни слова о работе.

Все описанное выше — это, пожалуй, основные моменты, которые мне помогают вести несколько проектов одновременно. Уверена, что у каждого есть свои лайфхаки, и я буду признательна, если поделитесь ими в комментариях.

Самый важный вывод, который я сделала за время работы на позиции РМ’а: сколько бы ты не писал документов и писем, строил метрик и готовил отчетов, самое главное — это команда, люди, которые из квадратов на схемах делают работающие приложения. И если вы хотите, чтобы все получилось и проект взлетел, попытайтесь сделать так, чтобы коллектив стал маленькой семьей, общая цель которой создать крутой продукт.

Опубліковано: 26/01/21 @ 01:00
Розділ Різне

SEO Блог