10 інструментів ефективної роботи, або Забудьте про багатозадачності

[Павло Обід — засновник Growth Factory — навчальної платформи для IT-підприємців, організатор конференції Outsource People, CEO Sloboda Studio — RoR agency]

Про принципи ефективного планування часу можна почитати в попередньому матеріалі про особистої ефективності. Тут ми зосередимося на інструментах, які допомагають виконати заплановане.

1. Контроль витрат енергії

Є такі таски, які займають не дуже багато часу, але вимагають багато енергії. Для мене це монотонна, одноманітна робота, наприклад, набирати текст. Вона втомлює, хоча мозок у процесі майже відключається.

Дуже сильно емоційно виснажують складні переговори. Власниця одного з наших офісів — дуже важка в спілкуванні жінка, і спілкування з нею я делегував операційного директора. Лекції та виступи на публіці для мене теж дуже енергетично затратні. Але вони і дають енергію.

Враховуйте енергетичні витрати на завдання в своєму плані на день. Для продуманого розподілу своїх запасів енергії можна планувати життя на 5-6 тижнів вперед. Так, щоб в цей час обов'язково були речі, які заряджають вас, навіть найпростіші. Наприклад, побути наодинці з собою, відпочити, кудись з'їздити.

2. Так чи потрібна багатозадачність, як прийнято вважати

Давайте зробимо невелику вправу.

Увімкніть секундомір і напишіть від руки: «З'їж ще цих м'яких французьких булок». Засічіть час, який ви витратили на написання. Тепер подумайте, у скільки разів швидше або повільніше ви напишете ту ж фразу, якщо будете одночасно писати її в два рядки, але по одній букві: спочатку в обох рядках букву с, потім твердий знак, потім у кожному рядку літери е, ш і т. д. Знову увімкніть секундомір і тепер пишіть дві пропозиції одночасно по букві. Я витратив приблизно в 4 рази більше часу.

Не вірте в багатозадачність. Якщо ви робите один таск — робіть тільки його. Крім того, коли ви робите один таск і отримуєте результат, ви радієте. Це той самий частково медитативний процес, творчий потік, коли ви глибоко занурилися в розробку або створюєте концепт.

Люди дуже легко відволікаються. Під час роботи над складними завданнями прибирайте від себе спокуси — відключайте месенджери, забирайте телефони в іншу кімнату. Виділіть собі вдома «крісло без вайфая», сидячи в якому ви зобов'язуєтеся не користуватися інтернетом. Коли я орендував квартиру, то перший рік не підключав інтернет взагалі. Мобільний інтернет тоді був дорогим і повільним. І це було круто: повернувшись додому, я міг заглибитися у важливі, цікаві завдання.

По відношенню до відволікаючим чинникам пропоную ділити завдання так:

Комунікації і дрібні завдання: месенджери та інше — ок.
Складні завдання: відключайте месенджери, а в хард-моді — і телефон.

3. Принцип жаби

Це класика тайм-менеджменту, тому вибачте, якщо ви вже знайомі з таким підходом.

Часто у нас бувають неприємні задачі, які не хочеться робити, — умовна жаба, яку треба з'їсти. Ідея підходу в тому, що треба починати саме з неї. Так ви отримуєте кілька виграшів:

завдання-жаба потім не буде квакати і нагадувати про себе;
ви будете відчувати себе переможцем, знати, що ви молодець і змогли з'їсти жабу.

4. Метод прогресивного джипега

Раніше, за часів повільного інтернету, jpeg-зображення вантажилися смугами зверху вниз. Потім винайшли прогресивний jpeg, який спочатку довантажував цілу картинку з низьким дозволом і поступово промальовував деталі. Тоді це було досить зручно.

Зміст методу — не намагатися зробити кожну частину завдання ідеальною до переходу до наступної. Спочатку ви робите все як-небудь, а потім поступово покращуєте. І навіть якщо не вистачить часу закінчити, у вас в будь-який момент буде готова версія, просто певної якості. Тобто краще зробити 100% завдання з якістю 2 з 10, ніж зробити завдання на 20%. Краще нехай у вас буде машина, яка погано їде, ніж тільки ідеальний кермо. Підхід може бути зручним, коли ви складаєте договір, пишете концепт або навіть розробляєте софт. Власне, це MVP (minimum viable product) будь-якої задачі.

Іноді не знаєш, як зробити добре, а погано робити не хочеться, тому що потім буде соромно перед собою та іншими. Чи боїшся, що взагалі не зможеш зробити. У підсумку прокрастинируешь і зовсім не робиш потрібну завдання. В цьому випадку треба сказати собі: «Ну давай зробимо максимально погано. Зроби найжахливіший договір, який тільки можна». З власного і чужого досвіду знаю, що навіть створення нового документа з потрібним назвою допомагає почати роботу і отримати вихідну версію. У 99% випадків потім вам захочеться поліпшити MVP.

Отже, робіть спочатку MVP будь-якого проекту, а потім покращуйте його. Навіть якщо не вийде поліпшити, у вас є готовий продукт. І часто люди навіть не здогадуються, що це був MVP.

Такий підхід потрібен, коли у нас обмежений час, або ви не знаєте, скільки часу займе завдання, або коли завдання може зайняти значно більше часу, ніж заплановано. Бувають випадки, коли результати непропорційні витраченому часу. Наприклад, 1 година йде на те, щоб зробити завдання з 80-процентним якістю, а потім ще 4 години на те, щоб зробити 100%. У такому разі часто можна піти на компроміс і не робити завдання на 100%.

5. Правило Чехова, воно ж правило паровоза

Коли у Чехова запитали: «Антон Павлович, а як ви змушуєте себе писати?» — він відповів, що просто бере ручку і починає писати те, що приходить в голову: «От що-то не хочеться писати. А писати треба. Треба б і змалювати героя, зовнішність йому зробити». Почавши записувати свої думки, він поступово втягується у процес і робить щось корисне.

Чому принцип паровоза? Для того щоб паровоз рушив з місця, потрібно витратити величезну кількість енергії, але, коли він уже рушив, на підтримку руху потрібен мінімум. З великими завданнями так само. Іноді я днями ходжу навколо контракту, який потрібно скласти, потім все-таки починаю робити — і через кілька годин виявляється, що дружина давно і безуспішно кличе мене обідати, а я поринув у роботу і вже не хочу від неї відриватися.

6. Правило 2 хвилин

На мій погляд, дещо спірна, але все ж робоча ідея. Логіка тут така: якщо вам потрібно щось зробити і це займе менше 2 хвилин, краще зробити це відразу. Тому що інакше вам доведеться записати задачу або тримати її в голові, постійно до неї повертатися і потім все-таки робити, в результаті витративши набагато більше 2 хвилин.

Але короткі задачі можуть переростати в довгі і займати незаплановано багато часу. Тому я вважаю, що двохвилинні таски можна робити відразу, тільки якщо ви в даний момент зайняті комунікацією або простими/дрібними завданнями.

7. Метод виноградинки

Цей метод — мій особистий винахід, і його ідея в тому, що в світі немає двох однакових виноградинок. Завжди одна виноградинка буде більше іншої.

Як метод застосуємо в житті? Наприклад, ви хочете підвищити когось із співробітників або обрати одного з кандидатів на вакансію. Навіть якщо вони дуже близькі по всім критеріям, все одно один буде «більше», буде краще підходити для вашої мети.

В інших сферах метод теж працює — при виборі технологічної ніші або навчання, кращого рішення задачі або розставляння пріоритетів. З двох однакових на вигляд задач одна виявиться більш строкової або краще оплачуваної, або менш витратним за часом, тобто більш пріоритетною.

Щоб не опинитися в ситуації буриданова осла, потрібно придивитися до варіантів: один з них точно буде краще, тому що не буває двох однакових речей.

8. Скільки коштує ваш час

Порахуйте, скільки ви заробили грошей за минулий квартал. Можна дуже приблизно. А тепер розділіть цю суму на середню кількість відпрацьованих годин. При 40-годинному робочому тижні місяць — 168 годин, квартал — 504 години.

Моя ідея в тому, що якщо ви можете купити чийсь годину дешевше, ніж свій, наприклад найняти асистента або будівельників для ремонту будинку, то вам обов'язково потрібно придбати. Вільний час краще витратити на свій бізнес, навчання, читання.

Я пішов ще далі і купую час персональних консультантів, репетиторів, тренерів, тому що індивідуальні заняття завжди ефективніше. Віддаю перевагу заощадити час і витратити його на бізнес.

У мене і, напевно, багатьох людей, чиє дитинство або студентство пройшло з нестачею грошей, є «внутрішній жлоб», який постійно намагається заощадити. Але насправді ми вже досить забезпечені люди, і, вкладаючи гроші в свій час, можемо заробляти більше.

У мене немає фул-тайм асистентів, тому що мені нічим їх завантажувати. Мої асистенти купують і продають мені речі, ж/д і авіаквитки, шукають інформацію. Причому вони часто більш уважні, ніж я, і не допускають дрібних помилок, які можуть коштувати грошей і часу. Наприклад, я можу написати неправильно ім'я при замовленні квитка, а асистент такого не зробить.

Мої підходи до роботи з асистентом:

довіра дуже важливо. Асистент буде мати доступ до вашої пошти, соцмережам і, ймовірно, банківського рахунку;
скрінкасти — дуже зручна штука, яка допомагає швидко сформулювати завдання. Наприклад, я записую коротке відео з інструкцією про купівлю авіаквитків. Неважливо, де знаходиться асистент, він може переглянути його пізніше, може повертатися до скринкасту при необхідності, і головне, мені більше не треба буде пояснювати, як замовити квитки;
таск-менеджер допомагає швидко і наочно давати завдання асистентові;
де шукати асистента: це може бути джун, ваш співробітник, знайомий студент. Можна попросити рекомендації знайомих.

9. Принцип слона, або Мистецтво маленьких кроків

Основа принципу — «Молитва» Екзюпері про мистецтво маленьких кроків. Її ідея в тому, що ми часто хочемо отримати все швидко, а потрібно регулярно і поступово рухатися до результату. Мене зараз турбує мій повільний прогрес в німецькому, а коли-то засмучував повільний прогрес в англійській. Але я розумію, що крок за кроком я йду до хорошого рівня. Не завжди стрімкий розвиток. За історіями про one night success дуже часто стоять багато годин праці.

Як з'їсти слона? По маленькому шматочку. Багато складні речі просто треба різати на шматочки і ділити на частини.

10. Метод стріли

Це мій авторський метод :) Так ми працюємо зі спікерами конференції. Якщо менеджери будуть писати безпосередньо доповідачам, їм часто просто не дадуть. Тому я пишу спікерам першим, а коли вони погоджуються, передаю роботу менеджерам.

Я виступаю наконечником стріли, роблю невелику, але найважливішу частину роботи, а менеджери — як древко стріли — виконують інше. Не потрібно брати на себе все, але не варто відправляти своїх працівників робити роботу з порожнім держаком.

Підсумок

Отже, при плануванні враховуйте витрати енергії на виконання завдань, не прагнете до багатозадачності, їжте своїх жаб, робіть в першу чергу робочу версію завдання, вибирайте великі виноградники і рухайтеся до цілей маленькими, але регулярними кроками.

Удачі у виконанні ваших завдань!

Опубліковано: 18/02/20 @ 08:00
Розділ Різне

SEO Блог