Зустріч 1:1 на ремоуті: як налагодити процес

Вітаю, мене звати Андрій, я співзасновник компаній Uptech та Plai . У Uptech ми практикуємо віддалену роботу майже 5 років, і хочу поділитися досвідом проведення зустрічей віч-на-віч і рекомендаціями, як їх ефективно організувати у віддаленій команді.

Стаття буде корисною для менеджерів і лідерів команд, що переходять на дистанційну роботу, а також для розподілених команд, що планують запровадити практику регулярних зустрічей 1:1.

Про зустрічі 1:1

Топменеджери та експерти менеджменту зараховують зустрічі 1:1 до найефективніших інструментів формування результативних команд і считают їх найважливішими для менеджера.

«Зустрічі віч-на-віч — обов'язкові, це найкраща можливість почути, по-справжньому вислухати людей у вашій команді, щоб переконатися, що ви розумієте їхню думку про те, що працює, а що не працює», — Кім Скотт, автор книги «Радикальна прямота» (Radical Candor ).

1:1 — це регулярні (кожні 1-4 тижню) зустрічі менеджерів та працівників, зазвичай із аджендою працівника.

Зустрічі такого формату допомагають менеджерам побудувати довірливі стосунки з командою, зрозуміти, як працівники почуваються на роботі, обговорити їхнє кар'єр єрне зростання та можливості для розвитку. Це обов'язкова частина комунікації в компанії, безпечне місце для зворотного зв'язку, розкриття потенційних проблем і їх розв'язків язання.

У Uptech більшість керівників департаментів мають зустріч 1:1 із засновниками що два тижню. Команди розробки мають своїх Engineering Managers/Project Leads, із якими зустрічаються теж що два тижню. Раніше команди розробки малі мітинги 1:1 з керівниками технічних напрямів (наприклад, Android, Back-end). Альо така структура працювала гірше, тому що вони знали небагато контексту проєкту і не могли вплинути на нього значною мірою. Зустрічі тет-а-тет з проєктними менеджерами працюють краще.

Про формат 1:1 багато написано, зокрема на DOU , і якщо ви ще не ознайомлені з темою, пропоную переглянути цей пост . Я ж зупинюся на особливостях проведення таких зустрічей для розподілених команд.

Чому віддалені зустрічі 1:1 критично важливі для розподілених команд

У дистанційних командах 1:1 — цє чи не єдина можливість для менеджера та працівника зустрітися сам на сам у спокійній атмосфері. Всі інші зібрання відбуваються зазвичай у групах із чіткою робочою програмою.

Віддалені команди не мають змоги для коротких розмов на кухні, в коридорі чи курилці. Вже не підійдеш з чашки кави на small talk, не так легко побачити, чи учасник команди засмучений, чи має проблеми.

Зустрічі 1:1 — це не просто адміністративне питання, щоб вибрати софт для відеодзвінків та узгодити, де вести нотатки та завдання. Це ширше поняття, яке охоплює:

збереження ефективної комунікації в команді;
розуміння самопочуття та рівня вмотивованості команди;
трансляцію важливої інформації;
пошук і розв'язків язання проблем, що раніше обговорювали на small talks в офісі.

Цілі та принципи проведення зустрічей 1:1 однакові, але в розподілених командах є низка особливостей. Багато команд переходити на повну або часткову роботу дистанційно (наприклад, EVO ), тому питання результативних зустрічей тет-а-тет стає все актуальнішим.

Поради для віддалених зустрічей 1:1

Приділіть більше часу для особистого контакту

Віддалена робота має плюси та мінуси. Так, витрачати на годину поїздкі в офіс не потрібно, альо опитування Buffer показує, що працівники з дистанційного формату найбільше жаліються на самотність і проблеми з комунікацією. Це може вилитися в нижчу продуктивність або стати причиною бажання покинути компанію.

На початку розмови поцікавтеся, як працівник/-ця провели вихідні, як у нього/неї справи вдома, в сім'ї тощо. Поцікавтеся про хобі, спитайте, що колега читає/дивуватися.

Важливо слухати уважно — є ятовувати, не повторювати питання. Необхідно показати, що ви як менеджер справді турбуєтеся і чуєте розповідь колеги, а не просто рухаєтеся за чек-листом питань.

Для мене одним із найважчих пунктів було перебороти бажання підвищувати «продуктивність» та якомога лаконічніше/структурованіше проводити зустрічі. Віч-на-Віч — зовсім не про це, не про максимальну кількість вирішених питань чі поставлених завдань. Це про ті, щоб дізнатися більше одне про одного, вибудувати контакт і довіру, на основі якої ви зможете сформувати продуктивну та результативну команду.

Так, наприклад, з одним співробітником ми знайшли спільне хобі — вивчення мов через Duolingo, і майже щоразу ділимося прогресом і неформально змагаємося, хто більше бейджиків заробить. З іншим любимо обговорити різні абстрактні концепції та поділитися цікавим із філософії чі економіки, подискутувати, чому люди роблять ті чі інше.

Зоровий контакт і мова тіла — важливі

Під час відеодзвінків може з'єднання явитися бажання зайнятися мультитаскінгом: перевірити пошту, фейсбук, а після питання «Як справи? Як провів вихідні?» пірнути в backlog у Jira.

Ви, напевно, думаєте, що колега не бачить, що ви зайняті. Насправді бачить. Це зрозуміло не лише з огляду на клацання клавіатури, коли ви друкуєте звіт, а й по очах, що бігають екраном, щось читають або дивляться вбік.

Більшість адекватних менеджерів не дозволяють собі регулярно дивитися у телефон під час реальних мітингів тет-а-тет, не робіть цього й під час дистанційних зустрічей. Інакше колега сприйматиме цю зустріч як неважливу, на якій ви займаєтеся «продуктивною роботою», а не обговоренням, хто як спрацювався з новачком чі які проблеми хотів би вирішити.

Найкраще перед зустріччю відкласти телефон, закрити пошту або поставити комп'ютер на режим «Не турбувати». Повірте, якщо ви не зможете відповісти, то нічого за ці 30-40 хвилин не згорить.

Якщо все ж сталося щось критичне (сервер впавши і вам потрібно його терміново піднімати), краще перенести мітинг на пізніше або скасувати його цього разу.

Уникайте перенесення чи запізнень на онлайн-зустрічі 1:1. Зазвичай вони не термінові, але постійні перенесення показують колегам, наскільки серйозно ви до них ставитеся.

Проводьте зустрічі частіше

Розподіленим командам потрібно синхронізуватися частіше. Гарне правило — збільшити частоту проведення зустрічей 1:1 вдвічі. Якщо проводили раз на місяць — перейдіть на раз на два тижню, якщо раз на два тижню — влаштовуйте їх щотижня.

Такий підхід особливо важливий для команд, що раніше не мали досвіду повністю віддаленої роботи. Кожному працівникові потрібен час для зміни робочого ритму та пристосування до нового розпорядку. Щоб гарантувати, що під час цього переходу команда не втратить продуктивності та уся важлива інформація доходитиме до потрібних працівників, частіше зустрічайтеся.

Із годиною, коли команда звикне до нового формату, ви зрозумієте, що можна спілкуватися рідше — тоді повертайтеся до попереднього ритму.

Під час цих зустрічей обов'язково перевірте, чи працівник має все необхідне для роботи (це стосується hardware, software, девайсів тощо), чи достатня відпочиває та перемикає увагу, чи продовжує займатися хобі та/або спортом. Дослідження показують, що віддалені працівники проводять більше часу за роботою, а це може стати причиною передчасного вигорання та демотивації.

Одна з потенційних проблем — вдома у працівника не завжди є тиха кімната для відвертої зустрічі тет-а-тет. Наявність маленьких дітей додає складності. Як варіант — домовтеся/оплатіть походи в кафе/кав'ярню для важливих розмов, щоби можна було сфокусуватися, з дотриманням норм безпеки, звісно. Або спробуйте провести зустріч під час прогулянки розмовою телефоном.

Пам " ятайте: це зустріч з аджендою співробітника

1:1 — це зустріч для працівника, за її/його аджендою. Ваше основне завдання як менеджера — слухати та старатися вловити сигнали, де є або можуть бути потенційні проблеми, які можна виправити.

Основна помилка, яку я бачив і якої теж припускався на зустрічі — використовувати більшість часу для status updates.

По-перше, для цього є або мають бути інші зібрання, зазвичай із залученням інших членів команди (наприклад, daily scrum stand-ups).

По-друге, більшість інформації щодо status updates ви можете дізнатися, глянувши на канбан-дошку чі останню активність у CRM тощо.

Так, під час віддалених зустрічей 1:1 є сильне бажання обговорити, хто що встиг зробити. Проте коли ви витрачаєте час на status updates, то показуєте, що не підготувалися належний чином, що робочі питання таки головні. Коли залишається мало часу до кінця зустрічі, вже важко перейти на теми, які хвилюють.

З мого досвіду, коли колеги відчувають тиск через брак часу, вони неохоче порушують некомфортні питання чи дають зворотний зв'язок. Наприклад, зі мною ділилися, що мої жарти не завжди доречні, чи що член команди боїться, що його звільнять, тільки коли ми повністю фокусувалися на адженді самого працівника. Звільнення ми не планували, досі продуктивно працюємо разом, важливо було це обговорити та заспокоїти колегу.

Корисно починати з тим, про які хоче поговорити сам працівник. І переходіті до своїх підготовлених питань тільки в останню чергу.

«Я починаю кожну зустріч 1:1 з питання „З чого ти хотів би почати?“. Зазвичай члени команди мають купу промов, що їх цікавлять чи хвилюють», — Артур Мироненко, Lead Engineering Manager в Uptech.

Ведіть нотатки та діліться ними

Під час своїх перших зустрічей тет-а-тет я вів нотатки. Потім переставши — здавалось, що вони зайві, було трохи лінь. Згодом помітив, що продуктивність зустрічей знижується, усе менше цікавих розмов та інсайтів. Почав знову вести — і ситуація поліпшилася!

Ведучи нотатки, я є ятовую інформацію краще, відповідно можу ухвалювати кращі рішення. Перегляд нотаток перед зустріччю допомагає пригадати ключові моменти, у чому потрібно синхронізуватися та що уточнити. Завжди є про що поговорити.

Коли записую та ділюся наступними кроками, то не забуваю про них потім. Це така собі публічна — між вами двома — заява, що підтримує відповідальність сторін. Нотатки показують результати зустрічей і допомагають побачити прогрес із годиною.

Я перепробував багато варіантів ведення нотаток — від записів у паперовому блокноті до електронних листів, Slack-повідомлень, Google Docs, описів подій у календарі, Evernote, Notion тощо. Проблема в тому, що вони не мають структури, потрібен додатковий час і зусилля для їх ведення.

Та у чому вести нотатки — насправді не так важливо. Головне, щоб було зручно й допомагало синхронізуватися. Для розподілених команд треба, щоб доступ до нотаток малі обидва члени команди з можливістю редагувати чи коментувати їх.

Зразок для дистанційних зустрічей 1:1

Наведу зразок плану для проведення віддаленої зустрічі 1:1. Вивчайте, комбінуйте, пристосовуйте під потреби та контекст своєї команди.

Warm-up

Як життя? Що цікавого у тобі відбулося з часу нашої останньої зустрічі?
Що тобі найбільше турбує/цікавить? Із чого б хотів/-ла розпочати?

Teamwork

Як прогрес за OKRs цього тижня?
Що плануєш змінити наступного тижня, щоб поліпшити/змінити ситуацію?
Як би ти оцінив/-ла якість нашої комунікації в команді? Чи достатня наших тижневих check-ins, щоб бути в курси прогресу та ефективно працювати?
Як наша компанія змогла б підтримати тебе та інших віддалених членів команди?
Чи відчуваєш ти зв'язок і підтримку колег?

Career growth

Де б ти хотів/-ла отримати більше або менше підтримки від мене на роботі?
Чи відчуваєш ти, що розвиваєшся у компанії? Що б хотів/-ла змінити, аби мати змогу зростати ще більше?
Про яку інформацію/прогрес/проєкт у нашій компанії ти б хотів/-ла дізнатися більше?
Є щось іще, про що б ти хотів/-ла поговорити?

Замість висновку

Віддалена робота так чи інакше стане реальністю для компаній. Не всі перейдуть на дистанційний режим, але у більшості компаній хоча б частина команди працюватиме віддалено. Сподіваюся, цей матеріал допоможе пристосуватися до нової реальності та проводить зустрічі 1:1 результативно.

Коментарі, ваш досвід і поради пишіть у коментарях або мені в LinkedIn .

Опубліковано: 16/07/20 @ 10:00
Розділ Різне

SEO Блог